Etiqueta para cartas de negócios

A etiqueta que você adota em suas cartas comerciais pode reter clientes e melhorar as vendas ou no outro lado, ofender as pessoas e prejudicar sua empresa. Ao contrário da escrita normal, você não quer ser criativo ou escrever drasticamente em uma carta comercial. O que mais importa em uma carta comercial é contabilizar o leitor.

Função

Todo o campo de etiqueta comercial existe para ajudar os profissionais a mostrar cortesia uns aos outros e construir relacionamentos sólidos. Cartas comerciais representam não apenas o remetente, mas toda a sua empresa. Quase qualquer cliente e cliente receberá uma carta sua em algum momento, como escrever uma solicitação de capital de investimento ou alertar alguém sobre um pagamento atrasado.

Considerações

Você pode usar pronomes pessoais ao escrever uma carta comercial, mas não saia muito casual ou rígido. Se você costuma conversar com um cliente, por exemplo, não precisa abordar cada carta com Dear Sir / Ma'am e terminá-lo com "Faithfully", porque isso é um problema. Em vez disso, você pode mudar para "Dear Mr." e termine com "Sincerely". Evite a voz passiva, como "ele estava indo para a loja", sempre que possível, de acordo com o especialista em etiqueta Neil Payne. A voz passiva geralmente sai chata e pode parecer casual demais.

Características

Coloque em sigilo todas as correspondências com informações confidenciais e "altamente confidenciais" se você quiser que o destinatário as leia, de acordo com Payne. Escreva a carta como se estivesse falando com o leitor cara a cara. Alguém pode ver a carta no futuro, então mantenha um tom formal. Você deve assinar a carta por conta própria, mas deixar que o sinal da secretária esteja de acordo com a etiqueta empresarial adequada.

Aviso

Tenha cuidado ao usar "nós" em papel timbrado com o papel timbrado da empresa. Usar "nós" significa que suas palavras falam pela empresa. Portanto, use-o somente quando se referir à política da empresa. Substitua "nós" por "eu" quando falamos de uma opinião pessoal.

Gorjeta

Escreva uma carta de agradecimento a clientes e clientes sempre que possível, como um cliente que visita sua empresa para um possível acordo. Cartas de agradecimento constroem relações pessoais que podem levar a negócios. Em certos setores, como artigos de luxo e moda, as notas de agradecimento são essenciais para construir sua rede.