Arquivar um formulário 1099 sem um número EIN

O preenchimento de um Formulário IRS 1099-Misc é necessário para uma empresa que paga a qualquer fornecedor US $ 600 ou mais por serviços em qualquer ano. Idealmente, quando a relação contratual começa, a empresa já obteve o Formulário W-9, que contém o Número de Identificação do Empregador (Employet Identification Number - EIN). Você ainda pode processar formulários de impostos de final de ano sem um EIN, mas deve seguir o protocolo de devida diligência. O trabalho futuro com um fornecedor que não forneça um EIN pode exigir a retenção do backup federal de pagamentos de serviços futuros.

Pedidos para o formulário W-9

Os empregadores devem fazer um esforço para obter o formulário W-9 que tenha as informações corretas do EIN. Os esforços devem ser por escrito e feitos pelo menos três vezes antes de preencher os formulários de impostos de fim de ano, incluindo o Formulário 1099-Misc para os fornecedores. Prestadores de serviços e fornecedores respeitáveis ​​fornecerão prontamente essas informações, porque fazem parte de seus relatórios de receita fiscal. A falta de vontade de fornecer um EIN sugere que um fornecedor está tentando trabalhar sem reportar todas as receitas, para reduzir seu passivo fiscal.

Completando Formulário 1099-Misc

O Formulário IRS 1099-Misc é preenchido pela parte que faz pagamentos a um fornecedor ou contratado independente. Os pagamentos são feitos ao fornecedor ao longo do ano, geralmente por meio de cheques ou transferências eletrônicas. O formulário 1099-Misc contabiliza todos os pagamentos feitos a esse fornecedor específico durante todo o ano e deve ser fornecido aos fornecedores até o final de janeiro . Para estar em conformidade com os regulamentos, os proprietários de empresas que não tiverem todas as informações necessárias ainda deverão preencher o Formulário 1099-Misc e enviá-lo ao IRS e ao fornecedor.

Como o software de preparação de impostos e os programas de processamento de formulários digitais não podem enviar um formulário incompleto, são necessários formulários em papel. Obter um formulário de papel 1099-Misc. imprimindo on-line com uma impressora colorida diretamente do site do IRS ou obtendo cópias de múltiplas camadas de um escritório local do IRS. Algumas lojas de material de escritório também carregam formulários para compra.

Preencha o formulário com todas as informações, incluindo o nome comercial e o número de identificação fiscal do pagador. Preencha todas as informações do fornecedor como beneficiário. Na caixa de identificação fiscal do beneficiário, escreva: " Recusado ". Preencha as seções com todos os pagamentos. Mantenha cópias do Formulário 1099, juntamente com todos os pedidos de um W-9. Envie uma cópia para cada um dos seguintes itens: o fornecedor, o estado e o IRS, conforme indicado no formulário. O IRS obtém a cópia vermelha.

Atualizando Processos de Negócios

É possível que uma relação comercial comece com um fornecedor que não antecipa mais de US $ 600 em pagamentos para o ano. Dessa forma, muitos proprietários de empresas podem ignorar a solicitação de um formulário W-9 de fornecedores no início de um novo contrato ou de um projeto pequeno. Os proprietários de empresas podem ser mais proativos e exigir um Formulário W-9 preenchido no início de qualquer contrato e antes do início de qualquer trabalho. Se o IRS rejeitar as informações do EIN, o empregador receberá um Formulário CP-2100 ou CP-2100A, notificando o empregador de um nome não compatível e EIN. As informações rejeitadas do EIN exigem atualizações e informações adicionais do fornecedor.

Os empregadores que não puderem confirmar as informações da EIN são obrigados a reter 24% de todos os pagamentos feitos a fornecedores, para impostos retidos na fonte de reserva federal. Este montante é pago diretamente à Receita Federal, assim como outros valores de retenção na fonte W-2.

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