Aspectos financeiros do gerenciamento de contratos

Uma boa gestão de contratos garante que os contratos assinados pela sua empresa não excedam as despesas antecipadas. O gerenciamento de contratos começa quando você identifica seus objetivos e, em seguida, continua por meio de licitações, neogtia e redação dos termos. Depois disso, você gerencia o contrato monitorando o desempenho e aplicando os termos. Para uma pequena empresa com orçamento apertado, é uma ferramenta para manter os custos do ballooning.

Especificações

Quando você solicita ofertas de contratados, isso ajuda a ter as especificações do projeto em mente. Especificações claras ajudam os empreiteiros a avaliar quanto devem ser competitivos e lucrativos. Eles também facilitam a avaliação dos méritos de diferentes lances. Boas especificações também ajudam a resolver conflitos: se houver uma disputa no futuro sobre o contratado usando materiais baratos ou cobrando muito pelo trabalho, as especificações podem determinar se ele violou os termos.

Termos

Um aspecto da gestão de contratos é decidir como estruturar os pagamentos do contratado. O arranjo mais simples é uma taxa fixa fixa para serviços ou bens. Taxas fixas facilitam saber o que você paga, mas pode ser difícil concordar com um preço em um projeto complexo. Um contrato de custo adicional cobre os custos do contratado mais uma taxa fixa; essa estrutura é arriscada, pois o contratante não tem incentivo para controlar as despesas. Alguns gerentes de contrato favorecem um preço fixo com provisões para aumentos no preço do trabalho ou materiais.

Incentivos

Se você deseja incentivar o contratado a se destacar, o contrato pode incluir incentivos que aumentam ou reduzem o pagamento do contratado, dependendo de como ele se comporta em relação a um benchmark no contrato. Você pode oferecer incentivos para terminar cedo, terminar abaixo do orçamento ou entregar qualidade superior - o que for mais importante - ou vários incentivos cobrindo mais de um benchmark. Você deve estruturar os incentivos para que eles sejam atingíveis, mas apenas para um desempenho significativamente superior.

Alterar

Não importa quão bem você e o contratado planejem, contingências podem se desenvolver e que você não previu. Os suprimentos podem ser inesperadamente caros; prazos podem ser adiados por causa de tempestades; você pode descobrir que o projeto precisa de algum elemento que você não especificou originalmente. Bons gerentes estabelecem procedimentos para avaliar e aprovar mudanças e ajustar o orçamento do projeto de acordo. O gerenciamento eficaz de contratos exige seguir os procedimentos para que as alterações não afetem seu orçamento mais do que o necessário.