Diretrizes para solicitar e realizar uma reunião

Siga as diretrizes para solicitar e realizar uma reunião para garantir que ela seja produtiva e cumpra seu objetivo. Solicitar uma reunião deve ser feito por meio de um convite por e-mail ou calendário. Selecione um programa de computador para enviar o convite, usando o software da organização ou um aplicativo comum disponível para os destinatários. Por exemplo, o Microsoft Outlook, o iCal e o Google Calendar da Apple, todos têm opções para enviar convites para reuniões. O convite deve indicar o objetivo, a hora, o local e os participantes da reunião.

Esteja preparado

Planeje sua reunião com antecedência, delineando os principais pontos e objetivos de uma agenda. Crie apostilas ou uma apresentação, se necessário, para transmitir suas informações na reunião, de acordo com a Chargris Press. Trazer cópias de quaisquer folhetos ou a apresentação para que os convidados possam se lembrar de todas as informações pertinentes. Traga um caderno e uma caneta. Os participantes de uma reunião geralmente têm perguntas e ideias. Anote todos os pensamentos que você tem durante a reunião para acompanhar com perguntas, respostas ou idéias em um momento posterior.

Não interrompa

Se um participante fizer comentários ou tiver uma pergunta, segure sua resposta até que a pessoa termine. Certifique-se de responder educadamente porque o participante pode ter perdido ou não entendido completamente algo da apresentação, de acordo com a Psychology Today. Responda às perguntas dos participantes que levantam a mão, em vez daqueles que deixam escapar perguntas, e se houver comentários que desviem a reunião, desvie a conversa de volta para o objetivo e o tópico principal. Como as pessoas geralmente têm um cronograma apertado, mantenha a reunião no caminho certo e termine pontualmente. A maioria das reuniões não deve durar mais de uma hora, segundo a GovLeaders.org.

Não atenda o telefone

Quando os participantes entrarem na sala, peça-lhes para silenciar seus celulares e desligá-los para que ninguém se distraia durante a reunião. As distrações podem tornar as reuniões mais longas e receber e-mails ou ligações enquanto você está tentando responder a perguntas ou fazer uma apresentação é rude, de acordo com GovLeaders.org. Embora os telefones celulares e o e-mail sejam uma maneira eficiente de se comunicar, eles não são eficazes enquanto você discursa para um grupo de pessoas.

Resumir

Conclua as reuniões resumindo o que você quer que as pessoas tirem da reunião e listando as etapas que você ou os participantes devem seguir para cumprir os objetivos. Se possível, cada participante deve ser responsável por algo que ajude a alcançar um objetivo. Descreva o papel de cada pessoa, quando a tarefa do indivíduo deve ser concluída e quem a pessoa deve seguir, de acordo com GovLeaders.org.