Diretrizes para Procedimentos Operacionais Padrão

Sua nova empresa é a sua criança cerebral e, na verdade, você deve tratá-la como se fosse um de seus próprios filhos. Estimule seu crescimento e observe com atenção para garantir que está indo na direção certa. Além disso, sua empresa, como uma criança, precisa de estrutura e um exemplo a seguir. Você pode preencher essa necessidade estabelecendo um conjunto de procedimentos operacionais padrão.

Identificação

A Environmental Protection Agency (EPA) define procedimentos operacionais padrão como "um conjunto de instruções escritas que documentam uma atividade rotineira ou repetitiva seguida por uma organização". Os gerentes geralmente apresentam procedimentos operacionais em formato escrito para funcionários e gerentes fazerem referência, e o documento pode passar por uma série de atualizações à medida que a empresa e o ambiente de negócios mudam.

Tipos

O proprietário da empresa pode estabelecer um conjunto de procedimentos operacionais padrão para cobrir praticamente qualquer aspecto do negócio relacionado a atividades repetitivas. Por exemplo, o processo de fabricação exige um conjunto rigoroso de procedimentos operacionais para garantir que produtos idênticos saiam da linha de montagem no prazo e em boas condições. Os funcionários responsáveis ​​pelo pedido de suprimentos para a empresa o fazem de acordo com os padrões e requisitos da empresa. Além disso, os funcionários do departamento de expedição da empresa podem ter um conjunto de procedimentos para orientar o processo de empacotamento de itens, rotulá-los e prepará-los para o embarque.

Benefícios

Os procedimentos operacionais padrão ajudam a garantir um alto nível de qualidade para operações de negócios nos bastidores, além dos produtos ou serviços reais oferecidos pela empresa. A presença de um conjunto de procedimentos operacionais da empresa dá aos funcionários, clientes e fornecedores mais confiança no profissionalismo da empresa. Um manual de procedimentos escritos também é uma ferramenta de treinamento que os gerentes da empresa podem usar para tornar o processo de treinamento para novos funcionários mais eficiente e completo.

Diretrizes

Cabe ao proprietário da empresa decidir como organizar seus próprios procedimentos operacionais padrão personalizados, mas as seções comuns incluem o escopo (finalidade e descrição do procedimento), resumo do processo para concluir o procedimento, esclarecimentos, avisos, responsabilidades do pessoal, equipamento necessária e, finalmente, uma listagem detalhada passo a passo do procedimento. Um manual escrito também deve conter informações sobre o compromisso da empresa com a qualidade e os correspondentes procedimentos de controle de qualidade.

Implementação

Depois de escrever os procedimentos operacionais padrão, o próximo passo é implementar o procedimento. Distribua as informações a todas as partes envolvidas e responda a quaisquer questões relacionadas ao procedimento. Após a implementação, revise as operações periodicamente para garantir que todos os funcionários estejam seguindo as diretrizes e, em seguida, faça os ajustes necessários.