Como Centralizar os Suprimentos de Escritório

Muitos donos de pequenas empresas descobrem que armazenar seus materiais de escritório em diferentes áreas resulta em perda de tempo e dinheiro. Os suprimentos podem se tornar rapidamente desorganizados ou perdidos, resultando em problemas de rastreamento de estoque de suprimentos. Uma área de suprimentos de escritório gerenciada e centralizada simplifica o processo de armazenamento, localização, desembolso, rastreamento e reposição de suprimentos. Também ajuda a evitar o roubo de suprimentos pelos funcionários, o que geralmente ocorre quando todos os funcionários em um escritório têm acesso aberto aos materiais de escritório.

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Faça um inventário de seus suprimentos. Conte todos os suprimentos, divida-os em categorias como “Suprimentos de mesa” ou “Suprimentos da impressora” e crie uma planilha descrevendo o número de suprimentos por tipo.

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Selecione um local para colocar os suprimentos, como uma sala vazia ou armário fechado de suprimentos em uma área aberta do escritório.

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Prepare a área centralizada para os suprimentos. Se você escolheu uma sala vazia, instale armários de armazenamento, estantes e prateleiras no estilo porta e gaveta. Se você escolheu uma área aberta, instale um gabinete de porta trancada grande o suficiente para acomodar todos os suprimentos.

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Transfira os suprimentos para a área de uma maneira que os organize por tipo e otimize o espaço. Por exemplo, coloque suprimentos de mesa soltos, como canetas, marcadores, clipes de papel, grampos e fita adesiva, em caixas transparentes rotuladas em gavetas de arrancamento ou em prateleiras centrais, em vez de caixas de papelão, para uma identificação mais rápida. Coloque caixas grandes ou pesadas nas prateleiras inferiores ou no chão para um melhor acesso.

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Bloqueie a área de armazenamento quando terminar de transferir os suprimentos.

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Crie uma política que descreva como os funcionários devem solicitar suprimentos. Por exemplo, você pode pedir aos funcionários que enviem seus pedidos por e-mail.

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Envie por e-mail a nova política de solicitação de suprimentos para seus funcionários e publique-a nas áreas comuns.

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Agende uma reunião com seus funcionários para revisar a nova política. Se a sua empresa tiver uma equipe de gerenciamento, encontre-se com os gerentes para repassar a política e, em seguida, peça-lhes que se encontrem com o restante de seus funcionários para discutir a política e esclarecer quaisquer dúvidas.

Coisas necessárias

• Armários
• Estantes
• Prateleiras
• Caixas de plástico transparente
• Rótulos

Dicas

• Realize uma verificação de estoque de suprimentos periodicamente para corresponder ao número de suprimentos armazenados no inventário arquivado para confirmar que os funcionários não estão roubando suprimentos.
• Se você tiver funcionários suficientes em sua empresa para atribuir dois deles para gerenciar a área de suprimentos, atribua-os a executar todas as tarefas envolvidas na criação e no gerenciamento de uma área de suprimentos centralizada.
• Se você tiver material de escritório antigo que não tenha usado por um ano ou mais, doe-o para uma escola ou instituição de caridade para que não ocupem espaço de armazenamento.