Como disfarçar nomes e tornar relatórios confidenciais de RH

O departamento de recursos humanos é o guardião e o guardião das informações dos funcionários, e é por isso que a equipe de RH é mantida em um padrão mais alto de confidencialidade. Quando a equipe de RH produz relatórios ou métricas de força de trabalho que contêm dados sobre funcionários individuais, é essencial proteger as informações de identificação. A equipe de RH gera vários relatórios para diversos fins; portanto, eles devem desenvolver mais de um método para disfarçar as informações de identificação dos funcionários para garantir a confidencialidade.

Dados EEO

As empresas que empregam 50 ou mais trabalhadores e têm pelo menos US $ 50.000 em negócios em contratos federais são obrigadas a ter um plano de ação afirmativa por escrito. A Ordem Executiva 11246 também exige o acompanhamento de informações obtidas de candidatos e funcionários, como raça, etnia, deficiência e status de veterano. Esta informação é chamada de dados de oportunidades iguais de emprego. Existem duas maneiras de compilar os dados do EEO: agregação de relatórios e relatórios por posição. Os nomes dos candidatos e funcionários não são necessários para nenhum desses relatórios; portanto, HR pode simplesmente redigir os nomes ou usar "xxxxx" para disfarçar nomes.

Relatórios investigativos de RH

A equipe de RH geralmente realiza investigações para resolver tais problemas no local de trabalho como discriminação e assédio que potencialmente violam o Título VII da Lei de Direitos Civis ou outras leis que a Comissão de Oportunidades Iguais de Trabalho dos EUA aplica. Todas as informações relacionadas à investigação devem ser mantidas confidenciais na medida do possível e mantidas em arquivos separados dos arquivos de emprego regulares. Quando o membro da equipe de RH conclui sua investigação, ela normalmente escreve uma declaração que defende a posição do empregador para enviar à EEOC. Os nomes do funcionário que alegou que a empresa se envolveu em práticas de emprego desleal e os nomes das testemunhas não podem ser disfarçados na declaração de posição da empresa. Os nomes dos funcionários devem ser divulgados para o EEOC. No entanto, se a equipe de RH deve divulgar a investigação para alguém fora do EEOC ou do departamento de RH, os nomes dos funcionários e testemunhas podem ser disfarçados de "Empregado de Carga" e "Testemunha nº 1", e "Testemunha nº 2". em. O termo "cobrando empregado" é familiar para os profissionais de RH.

Identificadores

Use identificadores especiais para relatórios de RH que normalmente exigiriam nomes de funcionários, como análises salariais e de posição. Substitua os nomes dos funcionários por um identificador que combine os últimos quatro dígitos do número da Previdência Social e a data de contratação. Por exemplo, um funcionário que foi contratado em 15 de dezembro de 2012 e cujos últimos quatro dígitos de seu número de CPF são 5650, você pode usar o identificador 121520125650 ou 1220125650 se o mês e o ano forem suficientes para a data de contratação. Se você precisar analisar dados de funcionários para análise salarial baseada em gênero, adicione um M ou F ao identificador, a menos que seu programa de TI permita apenas valores numéricos. Nesse caso, use 0 e 1 para denotar funcionários do sexo masculino e feminino, respectivamente.

Empregadores Multisite

Se você precisar analisar dados de funcionários para funcionários em vários sites, atribua um valor numérico a cada local da empresa. Você pode atribuir valores numéricos de acordo com a ordem em que cada local começou a operar. Por exemplo, se você abrir locais em Baltimore, Filadélfia e Virginia Beach, poderá usar 1, 2 e 3 após o identificador de cada funcionário.

Como lidar com relatórios de RH

É essencial que você proteja a custódia dos dados dos funcionários e divulgue-os apenas com base na necessidade de conhecimento. Se os dados do RH forem eletrônicos e os relatórios precisarem ser gerados por alguém fora do departamento de RH, como um funcionário de TI, peça ao gerente de TI que designe o trabalho a um de seus funcionários conscientes de ocultar a identificação dos funcionários. em formação. Além disso, considere usar proteção por senha e bloquear estações de trabalho e gabinetes de arquivos para manter a confidencialidade dos relatórios de RH, aconselha David Eisner, presidente da IT e provedor de suporte de rede Dataprise, em agosto de 2011, intitulado "O que fazer e não fazer para manter confidenciais". Employee Data Secure "no site da Infobox. Da mesma forma, os funcionários do departamento de RH sem a necessidade de saber algumas informações sobre os funcionários - como um assistente de RH, cujas únicas tarefas são cumprimentar os candidatos e atender os telefones - não devem manipular dados confidenciais de funcionários.