Como contestar uma carta de fatura

Se você receber uma carta de fatura de um fornecedor ou fornecedor que seja imprecisa, responda imediatamente e esclareça o problema. Deixar de abordar uma fatura pode resultar em multas por atraso e até mesmo afetar sua pontuação de crédito comercial. Embora seja mais rápido contestar a carta da fatura por telefone, se você responder via e-mail, poderá incluir anexos para dar suporte à sua reivindicação.

Verifique seus livros

Se você está sendo cobrado por alguma coisa, alguém na empresa provavelmente emitiu um número de pedido de compra como parte da solicitação inicial. Acompanhe este número e fale com o indivíduo que deu sinal verde para o serviço. Verifique os detalhes do contrato e leia qualquer documentação contratual apresentada quando o pedido foi feito para confirmar sua posição em relação à precisão da fatura.

Reúna sua evidência

Faça cópias da documentação de suporte que você indica que deve ser o preço real da fatura. Se você estiver sendo acusado de não pagar uma fatura, peça ao departamento de contabilidade para imprimir uma cópia da verificação de pagamento que foi enviada e peça que verifiquem se o cheque foi descontado. Se você fez um pedido on-line e recebeu uma confirmação por e-mail, imprima isso também. Anexe esta papelada à sua carta de disputa para solidificar sua posição.

Escreva sua carta

Imprima sua disputa de carta de fatura em papel timbrado da empresa e direcione-a à pessoa que a enviou. Reconheça que você está recebendo a carta e descreva por que você está disputando. Consulte os documentos que você está incluindo para enfatizar seu ponto. Por exemplo, “como você verá no contrato em anexo, a conta total para a construção da adição do estande de taco foi de US $ 1.000, pagável após a conclusão. Sua fatura é de US $ 2.000, o que é incorreto. ”

Fatura para serviço de problemas

Se você estiver contestando a qualidade do serviço realizado ao não pagar uma fatura, tente resolver a disputa com o provedor de serviços descrevendo suas preocupações. Forneça documentação de apoio para comprovar sua reivindicação e aguarde uma resposta. Por exemplo, “Nosso contrato original era para as 17:00, serviços de catering para 50 clientes. Seus representantes de catering chegaram 40 minutos atrasados ​​e só trouxeram comida suficiente para alimentar 30 pessoas. Estou solicitando um ajuste de fatura para refletir a violação de nosso contrato original. Uma cópia do nosso contrato é anexada para sua referência. ”

Solicitar Ação Corretiva

Faça uma solicitação para qualquer ação corretiva necessária. Por exemplo, se a fatura for por um valor incorreto, peça à empresa para enviar uma fatura revisada em seu lugar. Tome nota para verificar a documentação financeira novamente se você usar o provedor de serviços novamente no futuro.

Fornecer informações de contato

Ao assinar sua carta, inclua suas informações de contato, como sua linha telefônica direta e seu endereço de e-mail. Peça ao destinatário para notificá-lo quando ele receber sua carta, para que você possa discutir o assunto por telefone ou por e-mail.