Como documentar projetos 5S

Os gerentes de melhoria de projetos de sucesso que implementam técnicas de manufatura enxuta usam a metodologia 5S para eliminar o desperdício e melhorar a satisfação do cliente. Para eliminar o desperdício, os gerentes de projeto realizam cinco tipos de ações baseadas em palavras japonesas. Esses processos de limpeza incluem Seiri (Sort), Seiton (Ajuste em Ordem), Seison (Shine), Seiketsu (Padronizar) e Shitsuke (Sustain). Como resultado, as ferramentas de projeto são classificadas e organizadas para que possam estar disponíveis quando necessário. Mantendo seu espaço de trabalho limpo e organizado, tudo (e todos) fica em ordem. Para documentar o processo para que você possa posteriormente avaliar, analisar e auditar um projeto 5S, implemente o 5S em etapas e prepare relatórios em cada etapa.

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Crie um plano de controle de mudanças para gerenciar a qualidade. Use seu próprio formato ou baixe um modelo de sites como o site de modelos do Microsoft Office, que fornece acesso a modelos de controle de alterações.

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Realize reuniões regulares e documente as sugestões dos membros da equipe em uma reunião. Use ferramentas como o Microsoft OneNote para registrar decisões tomadas e ações executadas. Distribua esses documentos por email. Arquive-os enviando-os para sites de intranet, repositórios de documentos da empresa ou espaços de trabalho colaborativos, como o Microsoft Sharepoint.

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Use ferramentas de melhoria de processos, como relatórios de progresso e planilhas de observação de tempo, para definir, analisar, medir, melhorar e controlar processos. Crie relatórios de status que descrevam como esses resultados capacitam a equipe, melhoram processos específicos analisando o estado atual (como está) e definem o estado futuro (a ser). Ao definir a lacuna entre os dois, você pode criar um plano de implementação e um plano de ação.

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Crie um plano de auditoria. Este plano deve identificar o pessoal que pode passar pelo local de trabalho e se livrar de todas as ferramentas desnecessárias. Isso permite que você e seus funcionários garantam que você tenha as ferramentas e os materiais certos para realizar o trabalho. O plano deve verificar se as ferramentas restantes são organizadas por frequência de uso e usuários primários. Ele também deve descrever como verificar minuciosamente a manutenção da instalação geral e garantir que ferramentas, processos e procedimentos padronizados sejam implementados e usados. Um plano de auditoria abrangente ajuda você e sua pequena empresa a sustentar as mudanças. Publique histórias de sucesso para manter a energia e o entusiasmo.

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Descreva cada um dos processos 5S em documentos detalhados e distribua-os a todos os membros da equipe usando email ou tecnologia de mídia social, como wikis, fóruns ou blogs. Crie listas de verificação e cartazes para reforçar a metodologia. Treine o pessoal no uso destes processos usando esta documentação. Além disso, recursos gratuitos, como o site do OpenCourseWare do Massachusetts Institute of Technology, fornecem materiais, ferramentas e recursos de cursos de acesso para comunicar as melhores práticas associadas à metodologia 5S.