Como documentar um empregado

A documentação cria um registro do desempenho de um funcionário, tanto as contribuições positivas quanto negativas para a empresa. A documentação estabelece um cronograma para problemas comportamentais e suporta a rescisão do contrato de trabalho, se necessário, mostrando que foram feitas tentativas para melhorar o desempenho do funcionário antes do término. Os registros dos funcionários fornecem continuidade se o funcionário se mudar para um departamento diferente ou se movimentar sob a supervisão de um gerente diferente. Documentar o comportamento com precisão e sem preconceitos é fundamental para criar registros efetivos de funcionários.

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Revise as políticas estabelecidas da empresa para documentar os funcionários. Siga o procedimento estabelecido na política, se aplicável.

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Anote incidentes específicos envolvendo o empregado em seu arquivo. Documente os fatos do incidente, incluindo o que levou à situação, as ações do funcionário e os efeitos resultantes. Por exemplo, se o funcionário não apareceu para trabalhar sem ligar, os efeitos podem ter sido a incapacidade da equipe de concluir um projeto do qual fazia parte.

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Data de cada entrada para mostrar um cronograma cronológico das ações notáveis ​​pelo empregado. Adicione a hora do dia se essa informação for relevante.

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Documente qualquer ação disciplinar que tenha ocorrido, se necessário. Inclua os passos que você deu e a reação do funcionário, tendo o cuidado de declarar as informações factualmente sem acrescentar emoção a elas.

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Anote os passos que você toma para ajudar o empregado a mudar seu comportamento. Isso pode incluir a análise das políticas relevantes do funcionário com ela, o envio para treinamento ou a criação de um plano de ação para melhorar.

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Pergunte ao funcionário por sua perspectiva sobre a situação ou seu raciocínio por suas ações. Inclua essas informações nos registros. Por exemplo, se ele aparecer uma hora atrasado, pergunte-lhe por que e documente sua razão.

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Acompanhe a documentação em intervalos regulares para registrar se o funcionário faz progresso. Incorpore desempenho positivo quando relevante para que a documentação retrate com precisão as habilidades e ações do funcionário.

Aviso

• Nunca inclua ataques pessoais, comentários discriminatórios ou informações semelhantes à documentação, pois você se abre a ações legais. Fique com fatos e observações sobre o funcionário, em vez de rumores ou suposições.