Como documentar uma linha do tempo de problemas de negócios

A documentação é uma parte importante de qualquer negócio. Sempre surgem dúvidas e problemas, e é útil ter a documentação, como folhas de entrada e saída, relatórios de incidentes e outros tipos de resumos de operações diárias para dar suporte a quaisquer problemas futuros que possam surgir. Se um incidente resultar em uma ação judicial, um projeto fica fora de controle ou um programa de software em desenvolvimento falha em um teste, a criação de uma linha do tempo com documentação é parte do procedimento de análise de causa raiz.

Análise de causa raiz

Quando um problema aparece, pode ser apenas um sintoma do problema real. A análise de causa raiz é um método para resolver um problema e voltar no tempo e no processo para encontrar o que precipitou uma cadeia de eventos que levou ao problema. A análise de causa raiz desenvolve um cronograma através do exame de causa e efeito, começando com o assunto a ser pesquisado.

O que aconteceu?

Comece com o problema visível, que pode ser considerado um sintoma da causa raiz. Uma descrição detalhada completa do problema em termos de elementos físicos, humanos e operacionais pode revelar um lugar para começar a procurar a causa do problema. Leve estes três elementos em sua linha do tempo e faça anotações sobre as possíveis causas da parte de cada elemento no problema que está sendo pesquisado. Uma causa clara pode ser determinada sem uma análise mais aprofundada, mas se não, levar a relação de causa e efeito para cada elemento pelo tempo até que a causa raiz seja revelada garante que você não está perdendo um problema secundário que possa ter contribuído.

Por que isso aconteceu?

Documente a data, a hora e a descrição de qualquer fator físico, humano ou organizacional que levou ao problema. Determine exatamente o que precedeu a questão em termos de causas físicas, como a falha de uma entrega, a indisponibilidade de uma máquina de chaves ou o mau funcionamento de um importante programa de computador. Então, observe como o envolvimento humano foi percebido na questão. Se um projeto saiu do rumo, por exemplo, pode ser devido à ausência de um participante, a informação foi fornecida com atraso ou alguém cometeu um erro. Verifique as causas organizacionais que contribuíram para o problema, como uma alteração na política, atrasos ou mal-entendidos causados ​​por falha na comunicação hierárquica.

Qual é a causa raiz?

Você pode ter que levar sua análise de volta através de várias camadas de causa e efeito antes de encontrar o verdadeiro culpado. Você também pode descobrir que uma série de questões paralelas envolvendo problemas físicos, humanos ou operacionais contribuíram para a questão em consideração. A documentação de cada instância em sua linha do tempo e a coleta de documentação relacionada a essa instância fornecerão uma base para sua decisão sobre o que resolverá o problema e como criar a solução. Uma decisão defeituosa durante uma sessão de planejamento de política pode ter levado ao longo do tempo ao problema que você está pesquisando, e seu cronograma fornece um roteiro para corrigir os efeitos da decisão incorreta desde que foi feita.