Como elaborar minutas da diretoria para uma reunião de dois dias

As atas das reuniões do conselho fornecem um registro legal de cada reunião. Eles identificam os participantes e o que eles contribuíram, bem como listam as decisões tomadas em cada reunião. Ao escrever os minutos do conselho para uma reunião de dois dias, os detalhes de cada dia podem ser importantes, portanto, organize-os para esclarecer em que dia cada atividade ocorreu.

Agenda da reunião da diretoria

Escreva sua agenda para descrever os pontos focais da reunião de cada dia. As reuniões do conselho programadas para durar mais de um dia geralmente cobrem diferentes tópicos. O primeiro dia pode apresentar os resultados de uma auditoria com o segundo dia para discussão e decisões. Uma reunião normal do conselho pode ser seguida no dia seguinte por uma apresentação e discussão de uma proposta de aquisição ou plano de reorganização. A agenda da reunião é um documento importante que descreve o que está programado para cada dia e forma a base da ata. Você pode optar por produzir uma agenda abrangente contendo um cronograma de dois dias ou uma agenda separada para cada dia.

Data, hora, lugar e participantes

As atas documentam formalmente o que acontece cada vez que o conselho se reúne, registrando a data da reunião, a hora em que a reunião foi convocada, o local, os nomes dos participantes e qualquer quórum para votar nas decisões. Como as atas são documentos legais, as atividades de cada dia devem ser relatadas em um documento de minutos separado.

Relatórios e negócios antigos

Cada dia da sua reunião terá relatórios diferentes e negócios antigos, com o segundo dia refletindo as atividades do dia anterior. As atas de uma reunião anterior são sempre apresentadas para aprovação antes dos relatórios e dos assuntos antigos, portanto, os minutos do primeiro dia devem ser anotados nos minutos do segundo dia como aprovados, alterados ou rejeitados. Listar relatórios e negócios antigos separadamente para cada dia, mesmo se eles continuarem com um tópico apresentado na primeira reunião. Seus minutos devem ser uma representação precisa do que aconteceu e quando, mesmo que o antigo negócio seja apenas uma aprovação da ata do dia anterior.

Novos negócios, discussão e decisões

Novos negócios podem ser uma discussão contínua de um relatório do dia anterior ou um tópico inteiramente novo. Documente todos os tópicos, pontos de discussão, participantes da discussão, moções e votos para cada dia em seus documentos de minutos separados. Anexe quaisquer documentos de apoio, como relatórios e propostas, aos minutos do dia em que foram apresentados.

Próxima reunião e adiamento

No final da reunião do primeiro dia, deve haver uma moção para encerrar e voltar a montar no dia seguinte. Documente esta moção e vote no final dos minutos do seu primeiro dia. Inicie novos minutos para o segundo dia, indicando que é uma reunião de transmissão do dia anterior. Lidar com os movimentos finais e votos da mesma forma que normalmente feito.