Como arquivar um I-9

Os empregadores usam um formulário Verificação de elegibilidade de emprego, também conhecido como Formulário I-9, para provar que verificaram o status de imigração de todos os funcionários. Os empregadores devem ter um I-9 preenchido em todos os trabalhadores, independentemente da cidadania do trabalhador. Embora os empregadores não precisem apresentar o formulário em nenhuma agência governamental, eles devem manter o formulário no arquivo do funcionário por até três anos.

Documentação Aceitável

A documentação aceita pelo governo como prova de que o requerente está legalmente nos Estados Unidos deve provar a identidade do requerente e que ele está autorizado a trabalhar no país. Exemplos de documentos que comprovam ambos incluem passaporte dos EUA, passaporte estrangeiro com autorização de trabalho temporário, Cartão de Residente Permanente, Cartão de Recebimento de Registro de Estrangeiro e Documento de Autorização de Emprego que tem uma foto do candidato. O candidato pode fornecer documentos que mostram sua identidade, como carteira de motorista, carteira de identidade do governo, carteira de estudante ou cartão de eleitor, junto com documentos que provam que ele é elegível para trabalhar nos EUA em vez de um único documento se necessário. Exemplos de documentos que comprovam sua elegibilidade no trabalho incluem seu Cartão de Seguro Social, certidão de nascimento e um cartão de identificação de cidadão residente.

Completando o I-9

O candidato deve preencher a primeira seção e assinar o formulário. Se o candidato não puder ler em inglês ou completar sua parte, um preparador / tradutor poderá auxiliá-lo depois de concluir a certificação incluída na Seção 1. O candidato ainda deve assinar o formulário por conta própria. O empregador deve listar os documentos usados ​​para verificar a identidade do candidato e elegibilidade para o trabalho e assinar o formulário. Faça cópias da documentação de verificação do candidato para manter o formulário.

Considerações

Cabe ao funcionário selecionar os documentos que comprovem sua identidade e elegibilidade. O empregador não pode solicitar determinados documentos sobre outros na lista. Uma versão em espanhol do formulário está disponível, mas somente os empregadores e funcionários em Porto Rico podem usá-lo. Embora os empregadores nos Estados possam usar o formulário para referência, a cópia arquivada deve ser em inglês. Se a documentação do solicitante tiver uma data de expiração, o empregador deverá preencher a Seção 3, listando a data de expiração. O funcionário deve fornecer nova documentação quando os documentos originais expirarem para manter a elegibilidade do trabalho.

Arquivar o I-9

Os empregadores devem arquivar I-9s completos em um arquivo de empregado e retê-los por três anos se o empregado continuar trabalhando. Se o empregado deixar de trabalhar, o empregador deve manter o I-9 por um ano. Mantenha seus arquivos de funcionários em um local seguro e limite o acesso de outras pessoas a eles por causa das informações confidenciais que eles contêm. O governo permite que os empregadores mantenham o formulário em papel ou uma cópia eletrônica. Se o empregador optar por armazenar os formulários eletronicamente, ele deve garantir a segurança das informações e implementar procedimentos para documentar quaisquer alterações no formulário.