Como arquivar cheques cancelados nos negócios

Um cheque cancelado é aquele que foi descontado pelo beneficiário e liberado pela sua instituição bancária. Um sistema de arquivamento sensato para cheques cancelados fornece benefícios operacionais e cobertura legal para um negócio. Uma empresa pode arquivar seus cheques cancelados em formato eletrônico ou físico com base na preferência individual.

Razões para manter cheques

A razão mais importante para manter seus cheques cancelados é fornecer evidência no caso de uma auditoria fiscal. As verificações canceladas fornecem evidências sólidas de que as despesas que você reivindica em seu imposto de renda realmente existem. É melhor manter cheques cancelados por pelo menos sete anos para fins fiscais, embora tecnicamente o IRS possa desafiar retornos ainda mais antigos se eles suspeitarem de fraude. Além do benefício legal, os cheques cancelados podem simplificar as tarefas de escrituração contábil e podem ajudar a evitar pagamentos duplicados aos fornecedores.

Físico vs. Eletrônico

Alguns bancos ainda devolvem cheques originais cancelados aos clientes que os solicitam. No entanto, a maioria dos bancos emite cópias físicas ou eletrônicas de cheques cancelados em vez de originais. O IRS permite cópias físicas ou eletrônicas como evidência válida, para que os proprietários de negócios possam escolher o que funciona melhor para suas operações. Muitos bancos permitem aos clientes uma opção para receber automaticamente todas as cópias de seus cheques cancelados, juntamente com sua declaração mensal física e eletrônica.

Sistema de arquivamento

Independentemente de você escolher cópias de cheque eletrônicas ou físicas, você precisará de um sistema de arquivamento funcional. Existem duas opções principais para preencher cheques cancelados: por período de tempo ou por fornecedor. O preenchimento de cheques em incrementos mensais facilita a exclusão ou a destruição de cheques antigos de que você não precisa mais. O método mensal também funciona bem se você baixar cópias eletrônicas de seu extrato bancário mensal. O arquivamento por fornecedor facilita a análise de onde suas transações estão vindo, mas você sempre pode usar seu software de contabilidade para fazer isso.

Outros detalhes

Pequenos detalhes podem levar o seu sistema de arquivamento de verificação de ok para ótimo. Você pode matar dois pássaros com uma pedra se anexar um cheque cancelado à sua fatura correspondente e arquivá-los juntos. Isso facilita a captura de pagamentos perdidos em faturas recebidas. Certifique-se de fazer uma marca ou um cheque em uma fatura quando você escreve o cheque; Isso ajuda a garantir que você não pague a fatura duas vezes. Se o seu sistema de arquivamento for físico, mantenha-o em um arquivo trancado para maior segurança. Mantenha um backup dos sistemas de arquivamento eletrônico ou mantenha-os na nuvem para evitar a perda de dados.