Como usar a tecnologia para trabalhar de forma mais eficaz

Por milhares de anos, comerciantes e empresários usaram a tecnologia para facilitar suas vidas. Prensas de azeite antigas fornecem evidências de que os comerciantes de milhares de anos atrás melhoraram sua produção usando a mais recente tecnologia. Os negociadores de ações usaram o ticker tape há 140 anos para melhorar a qualidade de suas informações. Por 60 anos, as fotocopiadoras permitiram que os líderes de projeto pudessem fazer com que suas equipes trabalhassem de forma eficaz. As tecnologias mais recentes de hoje podem melhorar a produtividade, aprimorar a transferência de informações e agilizar o desempenho da equipe.

Ações Repetitivas

A tecnologia é ruim em tomar decisões, mas é boa em realizar a mesma ação várias vezes, então procure por lugares em sua operação onde as pessoas tenham que executar tarefas repetitivas. Coloque a tecnologia para trabalhar lá e coloque seu pessoal para trabalhar usando seus cérebros. Dependendo da sua linha de trabalho, substitua as etapas de usinagem repetitiva por fundição, alguma outra forma de metal ou o uso de máquinas de controle numérico computadorizado; atualizar um processo de recepção ou reserva para que a equipe de atendimento ao cliente não precise reinserir as informações que já estão no seu sistema; ou permitir que seu sistema de ponto de venda se integre perfeitamente ao seu sistema de contabilidade para que relatórios periódicos possam ser gerados automaticamente.

Melhorando a Transferência de Informações

A eficácia organizacional é frequentemente diminuída porque as informações não chegam onde quer que elas precisam estar. A má transferência de informações é sentida mais diretamente nas equipes de projeto - equipes ad hoc ou permanentes montadas para realizar uma tarefa específica. A tecnologia que pode ajudar nessa área em sua empresa inclui um site para manter informações atualizadas sobre as metas da empresa e o status de vários projetos e iniciativas; uma ferramenta de software de gerenciamento remoto de projetos para lidar com uma equipe distribuída geograficamente ou em termos de cronogramas de trabalho; ou o uso de ferramentas de mídia social como o Twitter para manter todos os membros de sua equipe atualizados.

Melhorando a comunicação

Quase todas as empresas podem se beneficiar da comunicação aprimorada, seja entre colegas ou entre funcionários e clientes. Às vezes isso pode ser na forma de comunicação imediata em tempo real, mas também pode incluir informações registradas para servir como um recurso de treinamento. Hardware ou software de videoconferência que permite a você ter conversas "cara-a-cara" sem ter que viajar, seja pela cidade ou pelo mundo; software de compartilhamento de área de trabalho que permite compartilhar sua área de trabalho com alguém na Internet ou gravar suas ações para visualização posterior; ou equipamento de vídeo para gravar um processo ou procedimento que será um recurso para educar seus clientes ou treinar novos funcionários para melhorar a comunicação em seus negócios.

Tecnologia para ajudar a projetar

Se o seu trabalho envolve projetar praticamente qualquer coisa - móveis, casas, chips de computador, lasers - você pode encontrar ferramentas de design que simplificam o processo de design. Existem ferramentas para ajudar com o próprio design, ferramentas para ajudá-lo a visualizar seu design e ferramentas para prever o desempenho do seu projeto. Alguns exemplos dessas ferramentas de design são softwares de layout que podem ajudá-lo a colocar móveis em uma casa, posicionar regiões de semicondutores em um microcircuito ou traçar um roteiro de filme; uma impressora 3-D, também chamada de máquina de prototipagem rápida, que pode fazer um modelo de peças físicas que você projeta; e software de análise que prevê o desempenho do seu design, seja uma luminária ou uma ponte.

Quando adotar nova tecnologia

Sempre há uma questão de custo-benefício quando se trata de adotar novas tecnologias. Uma máquina de lavar janelas automatizada pode aliviá-lo de ter que fazê-lo sozinho, mas se você está gastando US $ 80.000 para economizar cinco minutos de trabalho por dia, não vale a pena a despesa. Há outra pergunta a fazer também: quão madura é a tecnologia? Se a tecnologia for nova, mesmo que economize tempo e dinheiro, você estará tendo a chance de que a tecnologia permaneça viável e seja suportada pela duração de sua necessidade. Isso não quer dizer que você não deva adotar uma nova tecnologia, apenas avalie o risco de que ela possa secar.