Como escrever um email solicitando disponibilidade

O email é uma forma de comunicação empresarial aceita e você pode usar esse método para solicitar disponibilidade para uma reunião. Ao entrar em contato com alguém que você não conheceu e tem pouco conhecimento de seus produtos ou serviços, você precisa transmitir informações da forma mais concisa possível. Lembre-se de que muitos executivos acessam e-mails por meio de smartphones e tablets e não têm tempo para ler mensagens longas. Seu e-mail precisa ser direto ao ponto, usando uma linguagem educada e apropriada.

Enderece o e-mail pessoalmente e informe sua finalidade no início da forma mais breve possível. Poucas pessoas de negócios têm tempo para ler alguns parágrafos tentando entender o que você está pedindo. Abra o e-mail com uma frase que diz ao leitor que você está escrevendo para agendar um horário em sua conveniência.

Siga a declaração de propósito com o motivo para solicitar a reunião. Diga ao destinatário quem você é e por que você precisa se encontrar com ele. Use linguagem clara e frases curtas, como "Minha empresa opera em sua área e eu tenho um serviço que pode beneficiá-lo".

Sugira algumas datas e horários em potencial para a reunião, com uma solicitação de opções alternativas se nenhuma dessas datas for adequada. Isso removerá o ônus de definir a reunião do destinatário, facilitando a resposta dele. Se você pedir a ele para fornecer detalhes de sua disponibilidade, você está pedindo a ele que faça mais trabalho do que você.

Indique claramente o local da reunião e suas razões para escolhê-la. Para uma reunião inicial, é prática aceita que a pessoa que faz a solicitação seja a única a viajar para a reunião. Isso não se aplica, no entanto, se o destinatário tiver que ir ao seu negócio para que ele possa ver suas instalações e produtos. Nesse caso, seu email deve explicar isso.

Use uma linguagem educada e civilizada em seu e-mail solicitando disponibilidade e verifique se sua ortografia e gramática estão corretas. Um cliente em potencial ou um parceiro de negócios pode ser adiado por uma mensagem que exibe uma má compreensão do idioma. Mencione brevemente os possíveis benefícios para o destinatário de uma associação com sua empresa.

Anexe informações sobre sua empresa e produtos ou serviços ao e-mail para que o destinatário possa acessá-los facilmente. Forneça links para o site da sua empresa e para os artigos de notícias sobre seu produto ou serviço que possam dar ao destinatário uma compreensão do motivo para solicitar uma reunião. Mantenha o tamanho do email para menos de dois megabytes e garanta que os anexos não contenham vírus de computador.

Siga a solicitação de email após uma semana, se o destinatário não tiver respondido. Em seu segundo e-mail, solicite a confirmação de que ele recebeu o primeiro e-mail e reitere sua solicitação para uma reunião. Declare que você entrará em contato com o destinatário por telefone em uma data específica para a sua resposta, caso não tenha recebido, e agende a ligação telefônica para garantir o acompanhamento.