O que é um contas a pagar centralizado?

Algumas pequenas empresas com vários locais pagam fornecedores, fornecedores e prestadores de serviços de cada local. Quando isso ocorre, as empresas geralmente duplicam esforços e funções. As empresas que centralizam o manuseio e o processamento desses pagamentos geralmente economizam tempo e dinheiro com o aumento da produtividade e da eficiência. Contabilistas e consultores referem-se a esta prática como operações centralizadas de contas a pagar.

Contas a Pagar Definidas

Uma empresa gera contas a pagar quando um fornecedor ou fornecedor permite que ela compre produtos ou serviços em condições em vez de pagar na entrega. Esses termos também são referidos como crédito comercial ou financiamento a fornecedores. Quando um fornecedor envia uma fatura ou fatura para uma empresa, o contabilista da empresa registra essa fatura no sistema contábil como uma despesa no recebimento. A despesa aparece então na demonstração de resultados para o período. A gravação da fatura sem pagamento também entra como uma conta a pagar, um passivo circulante, no balanço patrimonial da empresa.

Sistema centralizado

Um sistema de contas a pagar centralizado agrega todas as funções de contas a pagar em conjunto em um local centralizado com um grupo de funcionários. A equipe desempenha as funções de fatura ou recibo de fatura, compilação de pedido de compra, aprovações de crédito comercial e acompanhamento de contrato e processamento de pagamento de fatura. As contas a pagar centralizadas da conta são provenientes de contas a pagar entradas, rastreadas e pagas de um sistema centralizado.

Operações não centralizadas de contas a pagar

Quando subsidiárias ou unidades de negócios têm nomes e locais diferentes, os fornecedores podem ter dificuldade em determinar para onde enviar uma fatura para pagamento. Se um fornecedor atende a vários locais, os problemas em torno do pagamento se multiplicam. O fornecedor pode precisar enviar uma fatura separada para cada local e aguardar o pagamento da mesma empresa principal, mas em várias transações, criando confusão e aumentando os custos em ambos os lados da transação. Quando vários locais pagam contas, todas as pessoas envolvidas no processamento das contas a pagar devem receber treinamento adequado para entender e cumprir as diretrizes de processamento de contas a pagar da empresa.

Vantagens

De acordo com pesquisa realizada pela Ideal AP, uma empresa de software de contas a pagar, as empresas que estabelecem operações de contas a pagar centralizadas têm um custo de processamento por conta que é mais de US $ 2, 00 menos que um sistema descentralizado. Além disso, com contas a pagar centralizadas, as empresas processam mais de 2.000 faturas por tempo integral equivalente em um sistema descentralizado. Ambos os números refletem o maior nível de produtividade, eficiência e automação que existe com contas a pagar centralizadas. Por exemplo, mais empresas usam uma forma de pagamento de contas on-line ou transferências eletrônicas quando pagam contas a pagar centralizadas do que quando não pagam.

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