Etiqueta de E-mail para Reuniões do Outlook

Como proprietário de uma empresa, você sabe a importância de ter reuniões com colegas de trabalho, clientes e funcionários. As reuniões permitem que você faça uma venda ou mantenha os funcionários atualizados nas políticas da empresa. O Microsoft Outlook tem um recurso de solicitações de reunião que permite configurar reuniões, enviar convites e gerenciar sua lista de participantes. Quando você usa o Outlook para agendar reuniões, pode mostrar cortesia aos participantes, mantendo-os atualizados sobre alterações, cancelamentos e outros detalhes.

1

Aceitar ou recusar todas as solicitações de reunião do Outlook em tempo hábil. Essa cortesia ajuda o organizador da reunião a criar uma lista de participantes precisa. Aceite ou recuse as reuniões da sua Caixa de entrada, não do seu calendário.

2

Desative a aceitação automática de solicitações de reunião para evitar problemas no fluxo de trabalho. Para fazer isso, clique em "Ferramentas", "Opções" e "Opções de calendário". Clique em "Agendamento de recursos" e desmarque "Aceitar automaticamente solicitações de reunião e cancelar processos".

3

Revise os nomes dos convidados antes de enviar uma solicitação de reunião para todos em uma lista de distribuição (DL). Remova os nomes das pessoas que você deseja excluir da reunião. Se você não fizer isso, todos na lista receberão uma solicitação de reunião.

4

Mantenha o organizador da reunião atualizado com as alterações, como os participantes extras que você deseja convidar depois que o organizador agendou a reunião.

5

Atualize os participantes com informações importantes se você for o organizador da reunião. Por exemplo, se a hora da reunião mudar, insira a nova hora no corpo da solicitação de reunião e clique em "Enviar Atualização".

6

Alertar os participantes se você quiser cancelar uma reunião. Para cancelar uma reunião, exclua-a da agenda e selecione "Enviar cancelamento e excluir reunião".

7

Mantenha os pedidos de reunião e outras correspondências o mais profissional possível. Não envie mensagens digitadas em fontes difíceis de ler ou todas as letras maiúsculas e não use sarcasmo. Os destinatários de comentários sarcásticos podem não achá-los engraçados.

Gorjeta

• Aceite ou recuse uma solicitação de reunião antes de movê-la de sua Caixa de entrada para uma pasta diferente. Se você mover a solicitação antes de aceitá-la ou recusá-la, ela não aparecerá no seu calendário. Isso pode fazer com que você perca a reunião.