Guia para Reuniões Eficazes

Profissionais de negócios experientes temem a "morte por reunião" - aquele ciclo de reuniões sem fim e sem produtividade, que resulta em direção imprecisa e ainda mais reuniões. Seja o cenário uma sala de diretoria de alta potência ou o escritório de um empreendedor, as reuniões têm êxito ou falham de acordo com a compreensão de cada participante sobre o que é esperado depois que a conversa é encerrada. Facilitadores experientes usam várias estratégias para aproveitar ao máximo qualquer reunião.

Para atender, ou não atender?

Determine se uma reunião realmente precisa ser chamada. Se um telefonema ou e-mail for suficiente, ou se o encaminhamento de um documento a várias pessoas para o feedback atender a essa necessidade, pense duas vezes se uma reunião é o uso mais produtivo do tempo de todos. De acordo com o especialista em comunicações Tom Krattenmaker, "a solução para uma reunião improdutiva pode ser tão simples quanto não tê-la ... Se o objetivo é compartilhar informações - o que é freqüentemente o caso em organizações atormentadas por reuniões ruins - e-mails, memorandos e conversas informais provavelmente funcionarão melhor ".

Planeje a reunião

As reuniões devem ter um conjunto claramente articulado de objetivos e as pessoas certas na mesa. Os facilitadores devem designar papéis-chave (assessor, facilitador de discussões, atendente) e garantir que a agenda seja distribuída aos participantes com tempo de entrega suficiente para permitir que os participantes se preparem. A agenda em si deve ser limitada no tempo com uma ação ou resultado claro associado a cada item.

Certifique-se de que a lista de participantes seja apropriada para a agenda e certifique-se de que qualquer um que esteja programado para apresentar um tópico compreenda o que se espera dela antes do início da reunião.

Seja oportuno

Inicie as reuniões no prazo e progrida nos itens da agenda com limite de tempo, o mais próximo possível dos horários indicados. Sempre termina em ou antes do horário agendado; se houver itens de agenda restantes, adie-os para uma reunião de acompanhamento. O consultor de liderança, Carter McNamara, diz: "Sempre comece na hora; isso respeita aqueles que compareceram no prazo e lembram aos atrasados ​​que o cronograma é sério".

Seja sensível à cultura de reunião da empresa: se as pessoas forem habitualmente agendadas para reuniões consecutivas, termine a reunião 10 minutos antes para permitir quebras de viagens e de banheiros.

Incentivar o foco do grupo

Compartilhe um conjunto de regras básicas de reunião com todos os participantes para que todos saibam quais comportamentos devem demonstrar. McNamara diz que "quatro regras básicas poderosas são: participar, se concentrar, manter o ímpeto e alcançar o fechamento". Defina expectativas sobre pontualidade e, se necessário, esclareça os padrões sobre o uso de laptops ou outros componentes eletrônicos durante a reunião.

Esclarecer os próximos passos

Antes da reunião ser encerrada, reveja as principais decisões tomadas e todas as tarefas atribuídas e verifique se elas estão documentadas nas atas da reunião. Dê ao grupo alguns minutos para discutir as próximas etapas - se são necessárias reuniões adicionais ou se outras etapas ou ações devem ser executadas como parte de um projeto ou processo maior.