Políticas e Procedimentos de Ativos Fixos

Os ativos fixos às vezes representam os maiores investimentos individuais para uma empresa, portanto, todo proprietário de empresa deve dedicar tempo para desenvolver políticas e procedimentos de ativos fixos. As políticas de ativos fixos devem abordar todas as etapas da vida de um ativo fixo, desde o estágio de planejamento de compras até a retirada e a alienação do ativo no final de sua vida útil.

Processo de aprovação e limites de gastos

Como os ativos fixos são investimentos de longo prazo e muitas vezes caros, os proprietários de empresas devem estabelecer limites de gastos que exijam aprovação adicional de um funcionário da empresa de nível superior. Os itens comuns exigidos pela alta administração em um processo de aprovação de ativo fixo são uma carta indicando o motivo pelo qual a compra do ativo fixo é necessária, estimativas de custo de três fontes (se possível) e uma descrição detalhada das diferenças entre as ofertas do produto.

Asset Tagging and Tracking

Se a sua empresa tiver muitos ativos fixos do mesmo tipo, como computadores e periféricos, você deve investir em tags de ativos e atribuir a cada ativo fixo um número de ativo exclusivo. No home office, você deve manter uma lista principal de todos os ativos fixos e a localização exata do ativo. A marcação e o rastreamento de ativos fixos são especialmente importantes se você tiver vários locais de negócios ou se seus funcionários usarem equipamentos em locais de trabalho. Cada vez que um funcionário move um ativo fixo para um local de escritório ou local de trabalho diferente, o movimento deve ser anotado no registro de ativo fixo.

Registo de produto

A maioria dos ativos fixos vem com garantia do fabricante. Todos os ativos fixos devem ser registrados com o fabricante, e qualquer funcionário que utilize o ativo deve receber os requisitos do fabricante para manter a conformidade com a garantia. As informações de garantia sobre todos os ativos fixos devem ser armazenadas em um local central para facilitar o acesso, caso você precise de garantia.

Contabilização de Ativos Fixos

Os ativos fixos são, pela definição do Internal Revenue Service, itens que têm uma vida útil de mais de um ano. Como os ativos não são consumidos pelos negócios no ano comprado, o IRS exige que a empresa gaste uma parte do custo dos ativos durante sua vida útil, conforme designado pelo IRS. O processo de despesas é chamado de depreciação. Como os cálculos de depreciação podem ser complexos, os proprietários da empresa devem investir em software que mantenha uma lista de ativos fixos e calcule a depreciação.

Aposentadoria de ativos fixos

Os proprietários de empresas devem fornecer aos funcionários uma política de aposentadoria de ativos fixos. Quando um ativo fixo se torna obsoleto, a notificação adequada deve chegar ao funcionário que mantém o registro de ativo fixo, de modo que o ativo possa ser removido do registro e o número da tag retirado. O departamento de contabilidade deve estar ciente das retiradas do imobilizado para remover o imobilizado da programação de depreciação e fazer os lançamentos contábeis apropriados no razão contábil geral. A notificação adequada deve incluir o número de rastreamento de ativos fixos, uma descrição do ativo e quaisquer receitas obtidas com a venda do ativo, caso ele seja vendido.