Como escrever e-mails com expressões

Ao escrever um e-mail em praticamente todas as situações, é importante ser o mais claro e específico possível. Como é fácil para o destinatário do seu e-mail tirar suas palavras da maneira errada, como não há contato direto com a mensagem, sua comunicação on-line deve incluir vários tipos de expressões e evitar o uso de outras. Expressões bem escritas nos e-mails podem ajudar a transmitir sua mensagem com clareza, mesmo que você não esteja falando pessoalmente com o destinatário.

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Comece seu e-mail com uma expressão básica de saudação, dependendo do destinatário da mensagem e do seu relacionamento com essa pessoa. Usar uma expressão como "Hi" é adequado para correspondência com amigos, enquanto "Dear" é uma expressão de saudação mais formal. Uma expressão como "A quem possa interessar" é ideal quando você não sabe o nome do destinatário pretendido, como quando você escreve para uma empresa.

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Indique sua razão para o e-mail se você o estiver enviando por um motivo específico ou se houver alguma urgência na mensagem. Em um telefonema, você pode trocar algumas gentilezas antes de acessar o conteúdo da sua conversa. No formato de e-mail, acesse essa informação imediatamente, usando uma expressão como "Estou escrevendo esta nota rápida para pedir sua permissão ..." Dessa forma, o destinatário saberá por que está escrevendo imediatamente .

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Evite usar clichês na correspondência por e-mail, pois eles podem confundir e enganar o destinatário do e-mail. Em conversas cara a cara, ambas as pessoas podem entender facilmente quando você usa um clichê, como "Liguei para ele 50 vezes antes de atender." Se você disser esse tipo de declaração em um e-mail, o clichê pode se perder na outra pessoa.

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Desconfie de usar expressões promissórias, pois elas parecem mais sérias quando aparecem por meio da palavra escrita. Se você disser algo tão inofensivo quanto "Vou ligar para ela hoje à noite", o destinatário do e-mail pode receber seu e-mail como uma confirmação por escrito de sua ação planejada. No ambiente de trabalho, um chefe pode responsabilizá-lo se você não seguir as expressões promissórias.

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Conclua seu e-mail com uma expressão conclusiva adequada ao seu relacionamento com o destinatário e o contexto da mensagem. Um aplicativo de negócios pode incluir expressões como "Obrigado pelo seu tempo" e "Atenciosamente", enquanto um email informal não exige mais do que assinar seu nome ou apelido.