Ordem de Serviço vs. Fatura

Ordens de serviço e faturas são usadas quando uma empresa ou prestador de serviços executa serviços para clientes e os fatura por esses serviços. Uma ordem de serviço é às vezes chamada de ordem de compra, que também é usada quando um cliente quer comprar produtos em vez de serviços. Uma fatura é gerada se os itens são comprados ou os serviços são processados.

Ordem de trabalho

Normalmente, uma ordem de serviço é uma solicitação por escrito que o cliente faz para itens ou serviços específicos. Os detalhes a serem incluídos no formulário são o número da ordem de serviço, endereço de faturamento e entrega do cliente, nome do cliente, data da solicitação, data de entrega prevista, condições de pagamento, método de entrega, descrição do trabalho, preço unitário, subtotal, impostos aplicáveis custo e assinatura autorizada. O pedido também pode incluir a quantidade e o número da peça ou item.

Fatura

Uma fatura é uma fatura que você envia ao cliente solicitando o pagamento de mercadorias vendidas ou serviços executados. Embora você possa se referir a uma fatura como uma fatura de venda, a pessoa que faz a compra pode chamá-la de fatura de compra. Os detalhes incluem a data e o número da fatura, o seu ID fiscal ou de registro, o nome e o endereço do comprador, o número do trabalho ou do pedido de compra relacionado, o custo unitário e o preço total. Também inclui uma discriminação de impostos, descontos, depósito pago, condições de pagamento, data de vencimento e taxas ou cobranças atrasadas aplicáveis.

Processo

Algumas empresas exigem que o comprador envie a ordem de serviço por fax ou e-mail, enquanto outras permitem que elas liguem para a solicitação. Neste último caso, você pode fazer o pedido pelo telefone, com base na solicitação do cliente. Assim que o pedido estiver pronto, envie ao comprador uma cópia solicitando a confirmação. Uma fatura é sempre preparada pelo vendedor. Quando uma ordem de serviço é alterada, o original deve ser atualizado e a fatura deve refletir as respectivas modificações. A ordem de serviço e a fatura correspondente devem ser arquivadas na conta do cliente.

Considerações

Se o seu negócio é pequeno, você pode usar um software de escritório para preparar ordens de serviço e faturas. Se você tiver muitos clientes, considere investir em software de gerenciamento de pedidos e faturamento. Isso permite que você insira, rastreie e gerencie pedidos e fature eletronicamente os clientes. Você também pode executar relatórios antigos para monitorar faturas não pagas. Pode ser possível combinar a ordem de serviço e a fatura. Por exemplo, se o trabalho realizado é pequeno, você pode usar um único formulário no momento do serviço. Empreiteiros independentes ou pequenas empresas podem usar um formulário, enquanto empresas maiores tendem a separar os dois.