As melhores maneiras de rastrear o uso de combustível em uma pequena empresa

A papelada do pagamento de despesas pode facilmente ficar fora de controle, mesmo com uma pequena equipe. Com relatórios de milhagem, como com qualquer despesa, registros cuidadosos devem ser mantidos. Ter um sistema preciso no local pode ajudar a manter as coisas funcionando sem problemas e poupar grandes dores de cabeça.

Caneta e papel

Forneça aos funcionários registros de milhagem de papel e caneta e incentive-os a usar o registro toda vez que entrarem no carro. As inscrições devem incluir a data da viagem, as leituras do odômetro, o destino e a finalidade. Você também pode incluir espaço para informações específicas do departamento ou códigos de custo.

Coletando Logs

Escolha um dia ou hora para coletar os registros de milhagem e seja consistente em buscá-los. Você provavelmente os desejará alguns dias antes do dia do pagamento para que você possa incluir reembolsos em vez de atrasá-los. Ainda assim, permita que um dia de relatórios extras chegue. Algumas vezes as pessoas ficam doentes ou ocupadas e esquecem. O envio de um lembrete por e-mail sempre que os registros são devidos pode ajudar a evitar problemas.

Registros Digitais

Mantenha registros digitais dos registros de milhagem, se possível, para evitar o problema de coletar os registros em papel. Você pode ter um programa de escrituração contábil ou contábil que também possa lidar com o registro de milhagem. Caso contrário, uma planilha que todos possam acessar deve funcionar da mesma maneira. Você pode querer incluir o total de milhas por funcionário para cada semana para manter as coisas simples. Use-o para rastrear o gasto total e veja como ele muda com o tempo, o que pode afetar o orçamento.

Montante fixo

Depois de registrar as informações para que os funcionários sejam reembolsados ​​corretamente, coloque o arquivo em uma pasta para agrupar os relatórios de milhagem. Você também pode criar uma seção nas pastas de funcionários individuais para relatórios de despesas. Mantê-los em ordem cronológica inversa para ter as informações mais recentes no topo.