Quais são as desvantagens de ter uma auditoria sem papel?

Os auditores ajudam as pequenas empresas a garantir que estão em conformidade com as leis trabalhistas e tributárias. Muitos auditores oferecem auditorias sem papel, nas quais o auditor acessa os registros eletrônicos e emite seu relatório final via e-mail ou site. Auditorias eletrônicas podem economizar tempo e dinheiro para proprietários de pequenas empresas; no entanto, tanto o auditor quanto os funcionários da empresa precisam se sentir confortáveis ​​com a tecnologia.

Requer Tecnologia

Os auditores devem se sentir confortáveis ​​usando o software de computador para criar relatórios de auditoria. Se um auditor não estiver familiarizado com computadores ou com o software que ele espera usar, ele pode ter uma curva de aprendizado acentuada. Os auditores também devem estar familiarizados com o uso de e-mail ou sites e fazer o upload de anexos, enquanto os proprietários de empresas devem ser capazes de recuperar relatórios de auditoria de seus e-mails ou acessando um site.

Considerações de segurança

Se um auditor vai usar computadores ou outra tecnologia para preparar uma auditoria, ela deve considerar os fatores de segurança que os auditores que criam relatórios em papel não precisam considerar. As auditorias geralmente se referem a informações confidenciais, como finanças de uma empresa ou requisitos fiscais. Os auditores devem poder enviar essas informações com segurança; Somente os funcionários da empresa que precisam conhecer as informações do relatório devem poder acessar os relatórios de auditoria on-line ou por e-mail.

Requisitos de arquivamento diferentes

O Internal Revenue Service e outras agências governamentais podem ter regras diferentes para a manutenção de registros eletrônicos do que para manutenção de registros em papel. Os proprietários de empresas devem descobrir como armazenar relatórios de auditoria e por quanto tempo devem armazená-los antes de concordar com uma auditoria eletrônica. Além disso, embora as auditorias eletrônicas sejam frequentemente chamadas de "sem papel", talvez seja necessário imprimir alguns documentos para cumprir as regras de manutenção de registros do governo.

Mudando de Sistemas

Se uma empresa dependia de auditorias de papel antes, ela precisa passar para um sistema eletrônico antes de poder começar a aproveitar as auditorias sem papel. Isso pode levar semanas ou meses, dependendo de como o negócio foi baseado no computador antes de ser transferido. Além disso, algumas pessoas podem precisar de treinamento para acessar ou usar o novo sistema. Assim, pode levar um ano ou mais para uma empresa passar para um sistema sem papel.