Arquivamento e Idéias para Organizações

Por mais que você acredite que vive em uma era totalmente digital, ainda há muitos documentos em papel sendo usados ​​todos os dias. A maioria dos contratos exige assinaturas originais em tinta, faturas e guias de embalagem são impressos e enviados com cada pedido e os documentos de licitação normalmente são impressos e encadernados em um livro. Você precisa usar ideias de arquivamento e organização para garantir o acesso fácil a documentos importantes.

Arquivamento

Se você permitir que seus arquivos ativos sejam misturados com seus arquivos, isso pode dificultar a localização dos documentos atuais. Crie dois sistemas de arquivamento dentro do seu arquivo. Faça a parte superior dos arquivos ativos do gabinete e a parte inferior dos arquivos arquivados. Seus arquivos arquivados normalmente exigem mais espaço, portanto, permita mais espaço de gaveta no seu fichário para esses arquivos. Coloque os arquivos ativos na parte superior do gabinete para facilitar o acesso e coloque seus arquivos na parte inferior.

Codificação de cores

Quando você olha para uma gaveta de arquivo cheia de pastas de papel pardo, tudo pode parecer igual. Uma maneira de facilitar a localização do arquivo correto é usar um sistema de codificação de cores nas pastas de arquivos. Você pode comprar adesivos coloridos para suas pastas de arquivos em qualquer loja de material de escritório. Você pode usar cores para designar diferentes departamentos, diferenciar arquivos financeiros de não financeiros ou dividir os arquivos por responsabilidade executiva. Para ajudar outras pessoas a usar seu sistema de codificação de cores, crie um guia em um pedaço de papel normal de 8 1/2 polegadas por 11 polegadas que tenha os adesivos nele e o que os adesivos devem representar.

Sub-pastas

Se você tiver informações que possam ser separadas facilmente em subcategorias, use subpastas para ajudar a arquivar essas informações. Por exemplo, se você tiver uma série de arquivos para cada um dos 50 estados, use 50 subpastas para manter as informações separadas em seu sistema de arquivamento. As subpastas podem ajudá-lo a separar as faturas ativas das faturas pagas, detalhar os diferentes registros da equipe do departamento ou manter todas as informações de cada pedido agrupadas pelo número do pedido.

Mantê-lo organizado

Crie uma regra de escritório em que apenas um pequeno grupo de pessoas designadas possa receber arquivos e colocar arquivos novamente nos gabinetes. Se você permitir que qualquer pessoa na empresa acesse os arquivos, eventualmente os sistemas de arquivamento serão ignorados e haverá confusão. Apenas permita que determinadas pessoas que conhecem os sistemas recebam arquivos para aqueles que precisam delas e retornem os arquivos quando elas forem concluídas.