Os elementos de um programa de administração de contratos em conformidade

A administração complacente do contrato é mais do que apenas um chavão. Contratos que cumprem com as leis locais, estaduais e federais podem manter seu negócio fora de problemas legais, e a supervisão do contrato garante que todas as partes estão cumprindo suas obrigações e obtendo os benefícios prometidos pelo contrato. Empresas maiores podem precisar de um departamento inteiro dedicado à conformidade do contrato, mas se você tiver apenas alguns contratos, frequentemente poderá contratar especialistas externos para ajudá-lo a supervisionar a administração dos contratos.

Assessoria Jurídica e Supervisão

Antes de assinar qualquer contrato, um advogado deve analisá-lo. Particularmente, se você trabalha em um campo repleto de regulamentações legais - como assistência médica, construção ou perfuração de petróleo -, seu advogado também deve mantê-lo informado sobre mudanças nos regulamentos. Mesmo que o seu contrato prometa realizar o trabalho de uma forma, uma mudança na lei pode alterar as formas pelas quais você está legalmente autorizado a desempenhar suas funções. Isso pode exigir uma modificação no contrato.

Gerenciamento de recursos humanos

Seu departamento de recursos humanos desempenha um papel fundamental na administração de contratos, garantindo que você tenha funcionários qualificados. Um contrato contábil, por exemplo, normalmente exige contadores licenciados, não apenas o uso de membros da equipe que são bons com números. O RH deve se manter atualizado sobre os requisitos de licenciamento, além de monitorar as reclamações de seus funcionários. Um contrato pode desmoronar rapidamente se um funcionário acusar você de discriminação, e o RH deve implementar políticas claras destinadas a evitar essas violações legais.

Supervisão contábil

Seu departamento de contabilidade deve garantir que todos os prestadores de serviços sejam pagos de forma rápida e precisa, inclusive de acordo com os contratos de horas extras que você fez. A contabilidade também pode auxiliar na supervisão de contratos, realizando regularmente auditorias que garantam que suas previsões financeiras estejam alinhadas com a realidade. A preparação de impostos é outra parte importante da administração de contratos e, se você precisar fazer pagamentos trimestrais para os ganhos que fizer sob o contrato, seu departamento de contabilidade deve cuidar disso.

Limpar padrões de relatórios

Muitos contratos exigem relatórios regulares sobre o progresso do projeto. Você pode, por exemplo, ser obrigado a notificar a outra parte se o contrato estiver previsto para ultrapassar o orçamento ou enviar relatórios quando os testes falharem na primeira vez. Estabeleça diretrizes claras de geração de relatórios que definam quem deve criar relatórios, para quem eles devem fornecer esses relatórios, quando os relatórios vencem e quem é responsável por garantir que os relatórios sejam enviados em tempo hábil.