Diretrizes Federais para Retenção de Empregados W-4s

Um funcionário envia um W-4 a um empregador para definir retenção de imposto de renda sobre ganhos. O empregador mantém esse formulário no arquivo pessoal do funcionário. O Internal Revenue Service aconselha os funcionários a atualizar a retenção de renda se as circunstâncias pessoais mudarem. Siga as diretrizes federais para retenção de funcionários W-4s em sua pequena empresa para garantir que sua manutenção de registros seja adequada, legal e completa.

Documentos com retenção de imposto de renda federal

O governo federal inclui uma variedade de documentos no grupo de documentos que um empregador deve reter. De acordo com uma publicação da Automatic Data Processing Inc., os empregadores devem manter todos os registros relacionados aos pagamentos de funcionários, relatórios de impostos e depósitos. Este mandato cobre os impostos federais, da Previdência Social, do Medicare e do Imposto Federal sobre o Desemprego. Sob essas diretrizes, os empregadores devem manter os formulários W-4 de acordo com os requisitos federais.

Período de retenção

O período de retenção para formulários W-4 é de no mínimo quatro anos após a data em que os impostos foram devidos ou pagos - a data que se seguir. Este requisito aplica-se não apenas aos formulários W-4, mas a todos os registros fiscais de emprego na posse de um empregador. Os quatro anos são uma diretriz mínima.

Formato de Retenção

Um empregador pode manter os formulários W-4 em papel ou em formato eletrônico, qualquer que seja o formato preferido pelo empregador. O Internal Revenue Service permite que os empregadores armazenem os registros fiscais eletronicamente em um CD-ROM ou disco rígido do computador para economizar espaço. O registro eletrônico deve identificar o documento de origem e o W-4 deve ser imprimível e legível.

Diretrizes Estaduais

As diretrizes estaduais variam, mas muitas complementam e espelham os requisitos federais. Os empregadores devem seguir as diretrizes do estado para o estado aplicável do negócio. Os períodos de retenção mínimos variam de nenhum para estados como Nevada e Tennessee a seis anos para Michigan e oito anos para Minnesota. Se o estado de um empregador tiver mais requisitos de retenção do que o requisito federal, o empregador deve aderir ao requisito do estado.

Eliminação do W-4

Após o término do período de retenção, a Lei de Transações de Crédito Justas e Exatas exige que o empregador elimine os documentos fiscais com eficácia. A Federal Trade Commission (FTC) sugere que os empregadores queimem, pulverizem ou destruam documentos fiscais em formato de papel. Os empregadores que armazenam documentos fiscais em mídia eletrônica devem destruir ou apagar as informações completamente para que ninguém possa lê-las ou reconstruí-las.