Diretrizes para criar uma agenda de reuniões

Uma agenda de reuniões deve ser um documento claro e de fácil leitura, que define a agenda de uma reunião de forma que os participantes da reunião possam acompanhá-la. Você pode ser tentado a torná-lo visualmente interessante, com um número de fontes e estilos de layout funky; no entanto, isso pode ser uma distração e confusina. Considere algumas diretrizes profissionais ao projetar sua agenda da próxima reunião.

Layout claro

O layout de uma agenda de reuniões deve ser claro e desordenado. Os participantes da reunião não devem ter que procurar as informações necessárias para seguir a agenda nem devem navegar por uma série de caixas, figuras e outros elementos de design diferentes. Mantenha o layout simples e limpo. Incluir muito espaço em branco e apenas alguns elementos de design para dar um pouco de talento.

Informação Abreviada

A agenda não é o lugar para fornecer informações detalhadas; salve isso para a reunião. Em vez disso, dê apenas uma linha ou duas sobre o assunto a ser discutido na reunião porque a agenda é apenas um guia para os participantes. Inclua informações abreviadas no layout e, em seguida, permita que a pessoa responsável pelo item da agenda se expanda no tópico quando for sua vez de falar.

Fontes Simples

Você pode ser tentado a adicionar um pouco de pizzazz para a agenda da reunião com uma fonte funky. No entanto, isso diminui o foco do documento, que é a agenda da reunião. Também pode ser difícil para algumas pessoas lerem. Uma fonte simples, como Times New Roman, Arial ou Helvetica, usada no tipo de 11 ou 12 pontos, é uma opção eficaz para uma agenda de reuniões com aparência profissional.

Considerações adicionais

Inclua um elemento de tempo, como cinco ou dez minutos, para cada item da agenda no documento, para fornecer uma diretriz sobre quanto tempo cada apresentador deve falar. Certifique-se de que a quantidade total de minutos por item não exceda o tempo alocado para a reunião. Inclua também o nome correspondente da pessoa responsável pelo item da agenda para aliviar a confusão à medida que a reunião prossegue.