Como arquivar um W-2 & W-3 corrigido

Como proprietário de uma pequena empresa, você deve fornecer aos funcionários um formulário W-2 até 31 de janeiro de cada ano. Você também arquiva W-2s para cada funcionário aplicável, além de um formulário de transmissão W-3 com o Social Security Administration (SSA). O funcionário usa o W-2 para arquivar sua declaração de imposto com a respectiva agência de tributação; Portanto, é imperativo que as informações estejam corretas. Se o W-2 estiver errado, você deve corrigi-lo e arquivá-lo adequadamente.

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Obtenha os formulários de papel W-2c e W-3c (a versão corrigida de cada formulário) chamando o IRS. Se preferir, pode inscrever-se nos Serviços de Negócios Online da Administração da Segurança Social para preencher os formulários no seu computador e enviá-los eletronicamente.

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Complete um W-2 corrigido assim que você descobrir o erro, mesmo que esteja corrigindo apenas o nome do funcionário ou o número do Seguro Social. Se você relatou salários incorretos ou retenção de impostos no formulário original, você deve preencher um formulário W-2 corrigido. Se a correção for apenas para uma mudança de endereço, preencha um novo W-2 mostrando o endereço correto. Nesse caso, você não precisa arquivar a alteração de endereço com o SSA. Basta dar ao empregado o novo formulário mostrando o endereço correto.

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Preencha um W-3 corrigido, que é um formulário de transmissão que mostra os totais dos W-2 que você está enviando. Os totais de todos os itens no W-3c devem ser iguais aos totais dos itens em todos os W-2cs dos funcionários. Por exemplo, se você estiver relatando uma alteração na retenção de imposto de renda federal de apenas um empregado, o total de imposto de renda federal retido no W-3c deve ser igual ao valor corrigido mostrado no W-2c do funcionário.

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Arquive o W-2c e o W-3c com a Administração do Seguro Social imediatamente após descobrir o erro. Se for enviar pelo correio, envie o W-2c e o W-3c para o endereço SSA indicado na publicação “Instruções para formulários W-2c e W-3c” do IRS. Se for arquivar eletronicamente, envie os formulários via SSA Business Services Online.

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Dê ao empregado uma cópia do W-2c para que ele possa alterar sua declaração de imposto.

Dicas

• Se for enviar pelo correio, preencha os formulários usando tinta preta ou preta na fonte Courier, se possível, e certifique-se de que os formulários sejam legíveis.
• Não coloque fita ou grampeie o W-2c no W-3.
• Complete um W-3 separado para cada ano fiscal.
• Se a alteração W-2 for apenas para imposto de renda estadual ou local, não registre um W-2c com o SSA. Arquive o formulário com a agência de tributação estadual ou local.