Como escrever uma resposta para um relatório de auditoria

Sua empresa pode estar sujeita a uma auditoria externa, por exemplo, a pedido de um acordo mútuo com seu parceiro de negócios, ou a uma auditoria de IRS, selecionada aleatoriamente pelo próprio IRS. Em ambos os casos, a entidade de auditoria fornecerá suas conclusões em um relatório de auditoria ou um aviso. Esse aviso ou relatório requer uma resposta sua.

Resposta do Acordo

A natureza da sua resposta será simples se você concordar com as conclusões do relatório ou aviso de auditoria. Você só precisa fazer o que o relatório ou aviso indica que você deve fazer. Se o relatório de auditoria diz que você deve melhorar seus controles de caixa usando uma boa caixa registradora, você pode comunicar sua aceitação ou concordância com esta sugestão em uma carta e implementar a sugestão. Da mesma forma, se você concordar com o aviso do IRS ajustando sua declaração de impostos e aumentando seu pagamento de impostos, o pagamento dos impostos será suficiente como resposta.

Resposta de desacordo

Quando você não concordar com as conclusões de um relatório de auditoria ou notificação do IRS, comunique seu desacordo por escrito. No caso de um aviso do IRS, você deve responder diretamente às preocupações que o auditor listou no aviso. Escreva uma carta e explique por que você discorda junto com os documentos para apoiar sua posição. Avisos de IRS tipicamente têm uma porção de corte inferior e um endereço no canto inferior esquerdo. Inclua o rascunho com sua carta e envie-o para o endereço fornecido. Você pode responder a um relatório de auditoria externa em uma reunião individual ou por meio de uma carta escrita. Explique por que você discorda e apóia sua posição com provas documentais, se necessário.

Escrevendo a carta

Ao escrever uma resposta para o IRS nunca se esqueça de mencionar detalhes importantes, como o escritório destinatário IRS ou oficial, número de segurança social ou número de identificação do empregador, formulário do IRS e período de tributação. Apresentar esta informação no início da carta. O corpo da sua carta deve conter a razão exata do seu desacordo. Para auditores externos, comunique suas divergências em papel timbrado oficial, se você tiver. Detalhe sua perspectiva para os auditores e suas contrapropostas ou sugestões.

Dicas

Em ambos os casos, não entre em pânico quando discordar das conclusões do auditor. Revise essas questões e, se cometeu um erro, corrija o erro e responda ao auditor. Responder a auditoria de relatórios completa e oportuna. O IRS e os auditores externos normalmente estabelecem cronogramas e você precisará responder dentro desses cronogramas se tiver desentendimentos. Se você escolher uma reunião one-on-one com o auditor externo, a documentação escrita ainda será uma boa ideia para registros futuros.