Tipos de relatórios trimestrais de folha de pagamento

Os empregadores devem enviar relatórios periódicos de folha de pagamento para o Internal Revenue Service e a autoridade tributária estadual. Embora os relatórios possam ser anuais, os relatórios de folha de pagamento trimestrais são mais comuns. Além disso, alguns relatórios anuais exigem que os empregadores façam depósitos trimestrais, exigindo relatórios internos de folha de pagamento para garantir que todo o passivo seja pago até o final do ano. O IRS regula os requisitos para relatórios de impostos federais, mas as diretrizes de relatórios variam de acordo com o estado.

Quartos

Relatórios de folha de pagamento baseiam-se no ano civil, mesmo se a empresa arquiva imposto de renda em uma base de exercício fiscal que cobre um período diferente, como 1º de julho a 30 de junho. Os trimestres de folha de pagamento são de 1º de janeiro a 31 de março; 1 de abril a 30 de junho; 1º de julho a 30 de setembro; e 1º de outubro a 31 de dezembro. A data de vencimento dos relatórios de folha de pagamento trimestral é tipicamente um número de dias definido após o final de um trimestre. Relatórios de folha de pagamento devem incluir apenas os salários efetivamente pagos aos empregados durante o trimestre, mesmo que o empregador opte por acumular salários não pagos no mês realmente trabalhado.

Retorno de imposto da folha de pagamento federal

A maioria dos empregadores deve enviar um relatório do Formulário 941 do IRS a cada trimestre. Este formulário informa o montante do imposto de renda federal e os impostos da Previdência Social e do Medicare que o empregador reteve dos cheques de funcionários, bem como a parte do empregador dos impostos do Seguro Social e do Medicare. Este relatório não especifica as retenções por empregado, mas consiste em vez de montantes fixos para cada imposto. Quando os empregadores preparam formulários W-2 para cada funcionário no final do ano, os totais para cada imposto reportado nos W-2s devem ser iguais aos totais reportados em todos os 941 relatórios. Os relatórios trimestrais de 941 devem ser entregues até o último dia do mês seguinte ao final do trimestre. Se, durante o trimestre, os empregadores fizerem todos os depósitos a tempo, a data de vencimento será estendida por 10 dias. O IRS tem a opção de permitir que alguns empregadores registrem relatórios anuais, em vez de trimestrais, de impostos sobre os salários, mas o IRS notificará o empregador se tal mudança for feita.

Imposto Federal de Desemprego

O imposto federal de desemprego é reportado anualmente, e os empregadores não são obrigados a apresentar um retorno trimestral. No entanto, o IRS exige que os empregadores façam depósitos trimestrais. Isso exige que os empregadores criem um relatório interno para calcular o depósito. Alguns programas de software usados ​​para preparar cheques de pagamento podem gerar o relatório necessário ou os empregadores podem preparar um relatório manual. Os depósitos são devidos até o final do mês seguinte ao final do trimestre.

Imposto sobre a folha de pagamento do estado

Nos estados com um imposto de renda, os empregadores normalmente devem arquivar retornos trimestrais de folha de pagamento para relatar o montante do imposto de renda do Estado retido dos funcionários. A data de vencimento varia por estado. Por exemplo, Washington exige que os empregadores registrem um relatório até o final do mês seguinte ao final do trimestre, enquanto Maryland requer o relatório até o dia 15 do mês após o término de um trimestre. Os empregadores devem entrar em contato com a comissão tributária estadual para determinar os requisitos.

Imposto de Desemprego do Estado

Além de pagar impostos federais de desemprego, os empregadores podem ter que pagar o imposto de desemprego estadual. Normalmente, os empregadores suportam o custo total da SUTA, que significa a Lei do Imposto sobre Desemprego do Estado. Cada estado tem exigências diferentes em relação à quantidade mínima de salários que um empregador deve pagar antes de ser responsabilizado pelo SUTA. Normalmente, os estados não recolhem SUTA em todos os salários pagos. Por exemplo, um estado pode exigir pagamentos de SUTA nos primeiros US $ 7.000 recebidos por cada funcionário durante um ano civil. Os relatórios trimestrais normalmente listam cada funcionário, seu número da Previdência Social e o valor dos salários pagos durante o trimestre que estão sujeitos à SUTA, mas os formatos exatos variam.

Remuneração dos trabalhadores do estado

Em alguns estados, os funcionários podem comprar seguro de compensação dos trabalhadores através de uma transportadora privada. Em outros estados, como Oklahoma, os empregadores podem se auto-segurar e remeter relatórios trimestrais para o estado. O seguro de compensação dos trabalhadores baseia-se no histórico de reivindicações do empregador e é uma porcentagem da folha de pagamento. Diferentes ocupações com o mesmo empregador podem ter taxas diferentes para comp de trabalhadores. Por exemplo, uma empresa de manufatura pode ter uma taxa menor para o pessoal de escritório que trabalha no front office do que para os operadores de torno que trabalham na fábrica.