Como atualizar um calendário do Exchange de um cliente do Outlook

Aceder ao seu calendário para ver os próximos eventos é uma parte crucial da gestão eficaz do seu tempo. Embora as contas do Exchange possam ser acessadas por meio da maioria dos clientes de e-mail, o Microsoft Outlook permite que você acesse todas as informações da sua conta do Exchange em um único local, incluindo seu calendário. Por padrão, seu calendário é atualizado no Outlook sempre que você tiver uma conexão de Internet ativa para enviar e receber as informações da pasta de troca. Os novos compromissos adicionados ao seu calendário no cliente do Outlook são automaticamente atualizados e sincronizados com o servidor de troca da sua organização.

Enviar / receber o calendário do Exchange

Abra o Outlook e clique em "Calendário", que está localizado na barra de navegação na parte inferior do Outlook.

Clique na guia "Enviar / receber".

Clique no botão "Atualizar Pasta" no grupo Enviar e Receber da faixa de Envio / Recebimento. Seu calendário de troca será atualizado e uma barra de progresso indica o status depois de "Enviar / Receber" na barra de status do Outlook. Como alternativa, clique no botão "Enviar / receber todas as pastas" ou pressione "F9" para atualizar todas as pastas configuradas no Outlook.

Criar um compromisso ou reunião

Abra o Outlook e clique em "Calendário" na barra de navegação inferior.

Clique no botão "Novo Compromisso" no grupo Novo da faixa de opções Início. Alternativamente, pressione "Ctrl-Shift-A" para criar um compromisso.

Insira uma descrição no campo "Assunto", um local no campo "Local" e detalhes do evento no campo do corpo principal do compromisso.

Digite uma data e hora nos campos ao lado de "Hora de início" e "Hora de término" para agendar o compromisso. Por exemplo, você pode inserir "Hoje", "Duas semanas a partir de amanhã" ou a data em qualquer formato reconhecido, como "1/1/2015". Clicar no ícone de calendário permite selecionar uma data no calendário. Como alternativa, você pode definir a data e marque a caixa ao lado de "Evento de dia inteiro" para alterar o compromisso para um evento de dia inteiro.

Clique no menu suspenso "Mostrar como" no grupo Opções da faixa de opções Compromisso e selecione como sua hora será marcada em sua agenda. Essa configuração indica para outras pessoas que visualizam sua agenda quando você está livre ou ocupado para novas solicitações de reunião. Por padrão, os eventos de dia inteiro aparecem como "gratuitos" e os novos compromissos aparecem como "Ocupados" no seu calendário.

Clique no botão "Recorrência" no grupo Opções da faixa Compromisso e, em seguida, configure o agendamento de recorrência se desejar que seu compromisso seja repetido em uma série. Por exemplo, clique no botão de opção ao lado de "Mensalmente", insira "1" no campo ao lado de "Dia" e insira "2" no campo ao lado de "De Cada" para configurar um compromisso periódico bimensal. Clique no botão "OK" para salvar as alterações.

Clique no botão drop-down "Categorizar" no grupo Tags da faixa Compromisso e, em seguida, clique em uma categoria do Outlook para atribuir ao compromisso.

Clique no botão "Convidar participantes" no grupo de participantes da faixa de compromisso para alterar o compromisso para uma reunião. Digite os endereços de e-mail para os participantes que você deseja receber a solicitação de reunião. Como alternativa, clique no botão "Para ..." para navegar no catálogo de endereços global da sua organização, clique duas vezes no nome de um contato que você deseja convidar para o compromisso e, em seguida, clique no botão "OK". Para voltar a reunião para um compromisso, clique no botão "Cancelar convite" no grupo Participantes da faixa de opções da reunião.

Clique no botão "Salvar e Fechar" no grupo Ações da guia Compromisso ou Reunião para salvar o compromisso e enviar convites para reuniões a todos os participantes que você incluiu.

Gorjeta

Ao editar uma reunião no Outlook, você pode escolher em qual conta enviar o convite usando o botão suspenso "De". É recomendável que você selecione sua conta do Exchange se convidar os participantes da sua organização.