Etapas de Comunicação Eficaz

A comunicação é de vital importância nos negócios, permite que os gerentes estabeleçam confiança e sejam vitais para as funções essenciais de uma empresa. Nas últimas décadas, os estilos de gerenciamento mudaram de ordenar as pessoas para uma gestão participativa, onde a comunicação é usada para motivar e capacitar os funcionários. A necessidade de uma comunicação clara também cresceu à medida que a globalização aumentou, e a capacidade de se comunicar efetivamente entre as culturas é vital para o sucesso em muitas empresas.

Estabelecer confiança

Segundo o especialista em comunicação Evan Carmichael, a confiança é essencial para uma boa comunicação. Carmichael sugere que a desconfiança pode vir quando uma pessoa não sabe o que a outra está pensando. Assim, uma forma de estabelecer confiança é ser franco e conciso ao declarar exatamente o que você quer, e não ter medo de falar sobre falhas ou problemas que a organização está enfrentando. Contar a verdade cria confiança. Outra maneira de estabelecer confiança é fazer perguntas sobre os desafios que os clientes e funcionários enfrentam.

Ouça ativamente

A escuta ativa envolve mostrar à outra pessoa que você realmente entende o que ela está dizendo. Na escuta ativa, você se concentra na pessoa ou nas pessoas que está ouvindo e mostra que entende por reformular seus pontos-chave em suas próprias palavras. Ouvir é também mais fácil se você eliminar distrações durante suas conversas - tente não olhar para o e-mail, dar uma olhada constantemente ou atender o telefone enquanto escuta. Isso faz com que a outra pessoa sinta que o que ele tem a dizer é importante e ele tem toda a sua atenção.

Comentários

Uma boa comunicação depende de dar e receber feedback. Sarah Fenson, em uma "Inc." artigo, sugere evitar o confronto ao dar feedback, fornecendo exemplos específicos do que você está insatisfeito e sempre incluindo comentários positivos. Também é importante pedir feedback dos outros. Pergunte aos clientes e funcionários por seus comentários sobre como o trabalho está indo. Você pode usar conversas informais diárias, pesquisas ou reuniões de final de projeto.

Seja responsivo

Em vez de reagir emocionalmente a um comentário ou situação, a proprietária de pequenos negócios e especialista em comunicações, Alyssa Gregory, sugere que é crucial manter-se sempre calmo e agir profissionalmente. Ela também enfatiza a importância de responder a críticas ou problemas rapidamente para evitar que um incidente menor se torne uma crise maior. Ao ficar calmo, você será mais eficiente em sua comunicação e será capaz de pensar nos problemas com mais clareza.

Convidar Participação

Permitir a contribuição dos funcionários para a tomada de decisões melhora o fluxo de informações, capacita os funcionários e pode levar a uma melhor comunicação e melhor desempenho. Ray Beavers, gerente geral / diretor executivo da United Cooperative Services em Cleburne, Texas, ganhou prêmios por suas habilidades de comunicação ao envolver os funcionários no planejamento em todos os níveis do negócio. Ele também criou um vice-presidente de comunicação e fornece aos seus funcionários treinamento em comunicação. Outras maneiras de incentivar a participação incluem reuniões informais regulares ou memorandos, e um mural que os funcionários e gerentes podem postar idéias.

Escreve bem

Especialistas como Gregory todos enfatizam a capacidade de escrever bem como um pré-requisito para uma comunicação eficaz. Você não pode promover suas idéias ou negócios se não puder escrever de forma clara e concisa. Uma pesquisa de 2005 com 120 diretores de recursos humanos da The National Commission on Writing descobriu que pessoas que não sabem escrever claramente têm menos probabilidade de serem contratadas ou consideradas para promoção do que aquelas que podem escrever bem. Como outras habilidades, uma boa redação requer prática e treinamento. Se este não for o seu ponto forte, considere fazer um curso por escrito ou trabalhar com um colega para aprimorar suas habilidades.