Comunicação Eficaz e Eficiente

Os proprietários de empresas e funcionários com excelentes habilidades de comunicação podem contribuir efetivamente para uma cultura no local de trabalho e ter um impacto maior nos clientes. As habilidades de comunicação são importantes ao colaborar em projetos, fornecer serviços aos clientes, compartilhar ideias em sessões de treinamento e participar de outras situações de negócios diversificadas. Pessoas que podem enviar e receber mensagens claramente servem como representantes da marca de uma empresa e são mais eficazes em seus trabalhos.

Escuta activa

Empreendedores e funcionários devem praticar a escuta ativa em suas interações com clientes e colegas de trabalho. Por exemplo, um supervisor que administra 10 funcionários terá um tempo limitado para dar instruções a cada funcionário. Se os funcionários não atenderem ao supervisor usando a escuta ativa, eles terão mais perguntas no final e desperdiçarão o tempo do supervisor, repetindo o que já foi explicado. Os funcionários devem ser claros no que dizem ao público, como no tratamento de reclamações de clientes. Eles devem ouvir o problema de cada cliente e declarar em termos simples o que podem fazer para resolver o problema. Para ambos os cenários, a audição ativa exige que se atenda a pistas que uma pessoa dá, tanto em palavras faladas quanto em expressões não verbais, antes de enviar uma mensagem de retorno. Depois de receber uma mensagem, muitas vezes é necessário reafirmar o que foi ouvido para esclarecer a mensagem.

Comunicação da equipe

Os empresários querem construir uma equipe de funcionários que entendam como se comunicar de forma eficaz em grupos. Por exemplo, os empregadores querem que as pessoas expressem claramente suas ideias em reuniões de grupo usando palavras, expressões não verbais e gestos. Eles também devem expressar suas emoções e esclarecer o que percebem como os pensamentos e sentimentos dos outros em uma equipe. Estar ciente do clima da sua equipe também é importante. Procure por tensões que surgem entre os colegas em particular e resolva-as profissionalmente antes que produzam conflitos maiores. Às vezes, os funcionários também podem assumir a liderança na solução de problemas enfrentados por um grupo e ajudar o grupo a trabalhar efetivamente em direção a uma solução.

Comunicação interna

É melhor examinar como os funcionários estão se comunicando de maneira eficiente para maximizar o fluxo de trabalho e a produtividade individual. Isso inclui ser um bom modelo de comunicação eficiente. Por exemplo, os funcionários podem passar muito tempo digitando comunicações que serão distribuídas pela organização. Michael Schrage, da Rede de Blogs da Harvard Business Review, sugere que você crie um e-mail corretamente na primeira vez com a suposição de que ele será encaminhado para outras pessoas no local de trabalho. Dessa forma, você não perderá tempo retornando ao e-mail original e editando-o quando estiver pronto para compartilhá-lo. Compartilhe essa dica com os funcionários. Eles precisam editar seus e-mails para evitar confundir outros funcionários, o que apenas diminui a produtividade.

Tecnologia vs. Interação Humana

Para uma comunicação eficaz e eficiente, você precisa ter certeza de que está usando o formato de comunicação mais apropriado. Você pode gastar muito tempo compartilhando instruções com os funcionários digitando e-mails em um computador ou dispositivo móvel. Às vezes, é mais eficiente andar pelo escritório e comunicar suas expectativas rapidamente. Você também pode usar o telefone, o memorando entre escritórios, o bate-papo por vídeo ou um espaço de trabalho virtual para se comunicar com os funcionários. Se houver uma chance de que você seja mal interpretado usando a tecnologia, use a comunicação face a face com os funcionários, especialmente para disciplinar e resolver conflitos entre trabalhadores.