Exemplos de contabilidade para contas de suspensão

Um contador usa uma conta suspensa, uma conta temporária no plano de contas do negócio, para registrar toda ou parte de uma transação que ela não sabe como codificar. Quando ela identificar a conta correta para a transação, ela a moverá da conta suspensa para a conta certa.

Plano de Contas

Um contador adapta um plano de contas às suas necessidades de negócios. É uma lista dos vários nomes e números de contas para armazenar e registrar transações detalhadas. Normalmente chamados de buckets por contadores, o objetivo dessas contas é capturar dados financeiros detalhados. O contador geralmente configura uma conta suspensa para cada conta principal no razão geral. As principais contas incluem ativos, passivos, receita, despesa, ganhos e perdas. A natureza da conta principal, se ela mantém um saldo de crédito ou débito, também se aplica à conta suspensa associada a ela.

Usando contas de suspense

Todas as transações na contabilidade aparecem em pelo menos duas contas ou mais e devem se equilibrar. Isso é chamado de contabilidade de dupla entrada. Um contador usa uma conta suspensa para codificar todo ou parte de um lado da transação quando ela não sabe para onde vai. Isso evita que transações desconhecidas sejam colocadas nas áreas erradas do razão geral. Por exemplo, seu contador usaria a conta suspensa da folha de pagamento para distribuições relacionadas a pagamento desconhecido. Ela não colocaria uma transação de ativos desconhecida na conta suspensa da folha de pagamento, ela a colocaria em uma conta suspensa relacionada a ativos.

Contas departamentais

O contador também pode configurar contas suspensas para departamentos individuais da empresa. Por exemplo, se você estiver acompanhando as despesas do departamento de produção, o contador poderia incluir uma conta suspensa para despesas de produção desconhecidas. As contas de despesas do departamento alimentam a conta de despesas principais do razão geral no encerramento de um ciclo de negócios em uma entrada de linha resumida. Por ter esse nível de detalhe em nível de departamento, permite que o proprietário da empresa controle as despesas por departamento. A conta suspensa departamental permite que uma entrada esteja em equilíbrio quando não há conta para essa parte da transação.

Múltiplas contas de suspense

Como o plano de contas é personalizado para o seu negócio, você pode não ter as mesmas contas suspensas que outro negócio. Uma conta suspensa pode ser colocada em qualquer ponto do plano de contas. Por exemplo, você pode ter uma conta suspensa de folha de pagamento, uma conta suspensa de impostos, uma conta suspensa de estoque e muito mais. Seu plano de contas pode ter quantas contas suspensas forem necessárias, mas, no mínimo, você precisa de pelo menos uma para cada conta principal em seu razão geral.

Compensar contas de suspense

A maioria dos contadores elimina as contas suspensas mensalmente ou cíclicas, o que lhes dará um saldo zero. Como é apenas uma conta temporária, não é bom deixar as transações não identificadas em suspense por muito tempo. Um saldo em uma conta suspensa por um período prolongado é uma maneira desleixada de gerenciar transações e viola os princípios contábeis. A natureza da contabilidade é identificar corretamente todas as transações e codificá-las para as contas corretas, não deixá-las flutuando em uma conta suspensa. A conta suspensa fornece ao contador o tempo necessário para identificar a transação, mas ainda a registra no registro. Assim que ela sabe onde a transação vai ou ela montou a nova conta, ela precisa afastá-la do suspense.