Procedimentos de contabilidade geral

O software de contabilidade inclui dois recursos principais: um razão geral e recursos de relatório. O razão geral é a peça que você usa para inserir transações diárias e a fonte de informações para relatórios financeiros. Embora a criação de procedimentos para usar o razão geral seja uma boa prática comercial, é essencial quando você tem mais de uma pessoa fazendo inscrições.

Recebíveis

Muitas empresas estruturam seus departamentos de contabilidade para que uma pessoa insira informações sobre contas a receber, enquanto outro funcionário lida com contas a pagar. Isso ajuda a evitar entradas duplicadas, embora um único contador orientado para detalhes possa acompanhar os dois no razão geral. Deixe claro para os funcionários contábeis que estão autorizados a inserir informações sobre contas a receber e indique o que constitui uma conta a receber. Na maioria dos casos, é o dinheiro que entra na empresa ou que é devido à empresa, como pagamentos recebidos ou esperados de clientes. O ledger rastreia as faturas pendentes, bem como os pagamentos que foram feitos. É útil fazer o procedimento padrão para o empregado de contas a receber criar boletos de depósito para entradas de renda diária e de ledger de grupo por número de depósito. Quando o depósito é lançado em sua conta bancária, ele pode marcar o depósito como concluído.

Pagáveis

Contas a pagar normalmente é tratado por um membro sênior de sua equipe de contabilidade, se você tiver vários funcionários de contabilidade. Contas a pagar registra o dinheiro que está deixando sua empresa, como pagamentos para serviços públicos, fornecedores e funcionários como folha de pagamento. Seu empregado de contas a pagar faz lançamentos no razão geral ao criar cheques para pagamentos, e os marca como pagos quando os cheques compensam o banco. Isso ajuda nas reconciliações mensais.

Outros usos

A receita nem sempre vem na forma de cheques simples dos clientes. O razão geral permite que você acompanhe a receita de investimentos, como juros ganhos. Ele também permite acompanhar as vendas de capital, como quando você vende seu caminhão de entrega para comprar um novo. Além das contas e despesas mensais esperadas, você também rastreia compras únicas - como o novo caminhão de entrega - no razão geral. Se você tiver várias contas bancárias, como uma conta poupança e conta corrente, todas as transferências entre contas devem ser registradas no razão geral.

Reconciliações

Cada entrada do razão geral deve receber um código de conta com base em seu tipo. Os pagamentos para empresas de serviços públicos, por exemplo, devem ter o mesmo número de conta, embora você possa usar subcontas para separá-los ainda mais. A renda do aluguel deve ser classificada de maneira diferente daquela das compras do cliente. Isso ajuda você a concluir reconciliações mensais. Seu funcionário sênior de contabilidade deve reconciliar o razão geral no final de cada mês para garantir que os saldos correspondam aos de suas contas bancárias. Se não o fizerem, ele deve pesquisar o problema até que o livro seja reconciliado. Realizar reconciliações mensais torna sua reconciliação anual muito mais simples e garante que seus relatórios de balanço e lucros e perdas sejam precisos durante todo o ano.