Como usar o Dropbox para melhor gerenciamento de documentos e colaboração em equipe

O Dropbox tem flexibilidade e escalabilidade para torná-lo adequado para empresas de todos os tamanhos. O software cliente é executado discretamente em segundo plano, sincronizando arquivos entre a nuvem e os computadores onde o Dropbox está instalado, e os aplicativos oficiais estão disponíveis para Windows, Mac, Linux, Android, iOS e BlackBerry. Você também pode acessar seus arquivos do Dropbox por meio de qualquer navegador da Web, fazendo login na sua conta.

Contas Empresariais

O Dropbox tem planos especiais voltados especificamente para usuários corporativos. Essas contas corporativas permitem que você gerencie os membros da equipe e o acesso a pastas com mais facilidade do que contas pessoais, inclua recuperação ilimitada de arquivos e histórico de versões, e comece com 1 TB de espaço que pode ser expandido conforme necessário. Os aplicativos de gerenciamento de negócios, como o HipChat, o 1Password e o CloudOn, também podem interagir com o Dropbox.

Gerenciamento de documento

Compartilhe uma pasta entre os membros da equipe no Dropbox, e quaisquer alterações feitas em um computador serão sincronizadas automaticamente com a nuvem e com todas as outras máquinas conectadas à mesma conta. Graças a essa capacidade instantânea de sincronização bidirecional, todos os membros da equipe podem ter certeza de acessar a versão mais recente de um arquivo, sem a necessidade de enviar documentos por e-mail ou verificar versões. No entanto, o Dropbox não permite que dois usuários trabalhem no mesmo documento simultaneamente; se alguém carregar um documento que já esteja aberto em outra máquina, o Dropbox cria uma "cópia conflitante" e a marca com um usuário e um registro de data e hora. Essas duas versões podem ser mescladas manualmente quando necessário.

Colaboração em equipe

O administrador de uma conta do Dropbox for Business pode designar membros da equipe e controlar como esses membros podem compartilhar pastas e arquivos. Também é possível controlar quem pode convidar novos membros para a equipe e, assim, as pastas compartilhadas nas quais você está trabalhando. Se você precisa compartilhar links somente leitura com aqueles que estão fora da equipe, o Dropbox torna isso possível também. Como o Dropbox oferece sincronização bidirecional de todos os computadores nos quais está instalado, os membros da equipe podem trabalhar juntos em projetos, estejam eles no mesmo escritório ou no outro lado do mundo.

Outras características

As contas do Dropbox for Business também fornecem relatórios e registros detalhados, para que você possa ver quais membros da equipe estão conectados, quem alterou quais documentos e receber alertas quando novos dispositivos ou computadores estiverem conectados. Entre os recursos de segurança incorporados ao Dropbox estão a verificação em duas etapas (para que uma senha seja necessária ao entrar em um novo dispositivo), a criptografia AES de 256 bits e a capacidade de desvincular conexões remotamente da interface administrativa central. Os aplicativos para dispositivos móveis permitem que membros da equipe acessem arquivos em qualquer lugar, mas os arquivos não são sincronizados automaticamente na outra direção em plataformas móveis e devem ser enviados manualmente, caso sejam alterados.