Como escrever um plano de projeto

Um plano mantém seu projeto no caminho certo. Sem um plano, detalhes aparentemente pequenos podem ser esquecidos, dificultando o alcance de metas e prazos. Seu plano de projeto permite que você especifique quais funcionários irão lidar com tarefas, quando o trabalho é devido e como o grupo se comunicará. Antes de começar a escrever o seu plano de projeto, pesquise minuciosamente o escopo e as especificações do projeto para garantir que seu plano cubra todos os aspectos.

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Inicie o plano do projeto com uma página de resumo executivo que forneça uma descrição do projeto e explique por que o projeto é necessário e o que você planeja realizar. Mencione quanto tempo você espera que o projeto leve, quais são as entregas do projeto, quantos funcionários trabalharão e quanto dinheiro será dedicado. Inclua metas, critérios de conclusão, principais restrições e principais partes interessadas.

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Inclua uma seção de pessoal no plano. Use esta seção para atribuir funcionários a várias tarefas. Inclua um organograma que mostre a cadeia de comando do projeto.

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Desenvolva uma planilha de cronograma de atividades que anota quantos dias cada parte do projeto deve realizar. Listar uma data de início para cada tarefa. Atribuir tarefas específicas aos vários departamentos ou grupos que trabalham no projeto. O site da Hora Padrão observa que a listagem de cada tarefa deve incluir o tempo previsto e o tempo real trabalhado. Obter informações sobre o tempo real trabalhado a partir de planilhas de horas.

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Crie uma planilha geral do cronograma do projeto. O cronograma mostra toda a duração do projeto e inclui marcos, datas de entrega para partes específicas do projeto, datas de revisões, auditorias ou inspeções e prazos. O cronograma do projeto também define a sequência de tarefas para o projeto.

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Adicione uma planilha que detalha o custo para concluir o plano. Liste cada tarefa e estime o número de horas e a quantia de dinheiro necessária para concluir.

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Inclua uma página que descreva seu plano de comunicação. As comunicações detalham com que frequência você realizará reuniões e como as atualizações e informações críticas são comunicadas aos membros da equipe e às partes interessadas.

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Termine o plano do projeto com uma folha de aprovação. Deve incluir o nome do projeto, a data e o nome do gerente do projeto. Inclua linhas em branco para assinaturas de administradores ou outras pessoas em sua empresa que devem assinar o projeto. Digite o nome de cada administrador em uma das linhas em branco.

Coisas necessárias

• Software de planilhas

Gorjeta

• Se o seu plano contiver muitas tarefas maiores, divida-as em tarefas menores específicas. Ao escrever o rascunho do seu plano de projeto, atribua a cada tarefa sua própria página e liste todas as subtarefas necessárias para concluir a tarefa na página.

Aviso

• Aborde possíveis riscos que possam afetar seu projeto. O site do Project Smart observa que a identificação de riscos potenciais permite que você se prepare para essas possibilidades e desenvolva um plano eficaz de gerenciamento de riscos.