Como escrever um orçamento de conferência regional para uma organização sem fins lucrativos

Muitas organizações sem fins lucrativos usam conferências para arrecadar fundos para a associação, enquanto outras vêem uma conferência como uma despesa. Conferências regionais normalmente atraem multidões menores do que as nacionais, então você terá que planejar economias de escala menores. Ao criar o orçamento para sua reunião, conhecer suas metas finais ajudará você a planejar suas atividades de gastos e marketing para atingir suas metas.

Obtenha os orçamentos da conferência anterior, bem como orçamentos de pelo menos três anos, se possível. Obtenha cópias de todos os contratos para cada conferência, incluindo local, catering, audiovisual, marketing, palestrantes e transporte. Entre em contato com sua organização nacional se você for um capítulo ou distrito que realiza uma conferência regional e pergunte o apoio financeiro, de marketing ou logístico que o escritório nacional oferece. Pergunte se você tem alguma obrigação financeira para hospedar representantes nacionais ou promover patrocinadores.

Escreva uma lista das atividades que serão realizadas na conferência, conforme determinado pelo seu conselho ou comitê da conferência, e todas as despesas relacionadas a essas atividades. Inclua coquetéis, banquete, torneio de golfe ou tênis, palestras, reuniões de comitês, feiras, cônjuge e atividades infantis e dança. Escreva uma lista de despesas não relacionadas à atividade, como hospedagem e viagens de membros do conselho administrativo, marketing de conferência, impressão de livros de programação, visitas ao local, estande de registro e solicitação de fornecedor.

Crie um documento de orçamento mestre que relacione sua receita e despesas projetadas no lado esquerdo da página. Incluir fontes de renda, como taxas de inscrição, taxas de atividades, publicidade em livros de programação, patrocínios, estandes de feiras, oportunidades de sorteio de produtos e rifas. Liste suas despesas por custos fixos e variáveis. Por exemplo, seus gastos audiovisuais não serão alterados com seus números de registro, mas seus custos com alimentos e bebidas o farão.

Desenvolva orçamentos inovadores para várias áreas de sua conferência, como educação, entretenimento, atividades, marketing, logística no local e feiras comerciais. Mostre os custos para gerenciar cada área. Por exemplo, a logística no local pode incluir funcionários do balcão de registro, walkie-talkies, crachás, software de registro, serviço de transporte e bolsas de participantes. Um orçamento de marketing deve incluir todas as impressões e promoções digitais pré e pós-evento.

Entre em contato com possíveis palestrantes ou organizações que possam fornecer aos palestrantes para determinar se você precisará pagar taxas de palestras e viagens, hospedagem, refeições e taxas eventuais. Entre em contato com fornecedores do setor que podem fornecer caixas de som gratuitas em troca de exposição em seu evento. Solicite aos voluntários da sua associação que planejem participar do evento às custas deles e que sejam especialistas qualificados e palestrantes experientes.

Faça três cópias do seu orçamento para criar cenários com baixa, moderada e alta frequência e projeções de receita baixa, moderada e alta. Examine o efeito de diferentes níveis de participação e determine onde você precisará cortar gastos ou ter a oportunidade de aumentar os gastos, com base nos níveis de participação e participação no patrocínio.