Etiqueta de reunião virtual

A virtude das reuniões virtuais é que os participantes podem se encontrar e discutir projetos ou outros problemas sem estarem no mesmo lugar. As reuniões virtuais podem ser uma ótima economia para pequenas empresas, pois permitem que pessoas com tempo limitado ou que estejam longe ingressem em uma reunião sem o custo de limpar calendários ou reservar uma viagem de negócios. Mas, embora conectar todos possa ser fácil, ter um encontro virtual produtivo e profissional pode ser um desafio.

Tecnologia

Certifique-se de que a tecnologia que você usará funcionará bem antes da reunião, para ter tempo de fazer os ajustes necessários. Mesmo que a reunião seja virtual, os participantes ainda precisam dedicar tempo para participar. Não garantir que a tecnologia funcione corretamente pode levar alguns participantes a ficar de fora ou com raiva por desperdiçar seu tempo. Realize uma reunião de teste com um amigo ou colega em outro escritório para garantir que a tecnologia funcione corretamente e que os sinais de áudio e vídeo sejam claros. Vídeo com áudio estático e instável impedirá que alguns participantes participem da reunião.

Configuração

Mesmo que você esteja se encontrando virtualmente, você deve participar de um ambiente profissional. Se estiver participando de casa ou de um local público, encontre um espaço privado e silencioso e desligue a televisão e a música. Se possível, peça a outra pessoa que mantenha os filhos ou animais de estimação ocupados para que eles não atrapalhem a reunião. Vista-se profissionalmente como se estivesse indo ao escritório e sentasse em uma mesa ou em uma cadeira, em vez de ficar descansando no sofá ou na cama.

Participação

Participar de uma reunião virtual pode ser mais difícil do que em uma reunião tradicional porque pode ser difícil ler sinais visuais de um monitor de computador e determinar quando alguém vai falar. Se você estiver liderando a reunião, projete-a para que cada participante tenha tempo de contribuir, direcionando perguntas para participantes específicos. Limite o tamanho da reunião também; quanto menor o número de participantes, mais fácil será para todos participarem e serem compreendidos. Evite multitarefa durante a reunião. Verificar e-mails ou trabalhar em outros projetos é tentador durante uma reunião virtual, mas impede que você participe totalmente.

Foco

Mantenha a reunião focada. Envie a agenda da reunião por e-mail aos participantes com antecedência e inclua cópias de todos os documentos que você discutirá durante a reunião. Tal como acontece com as reuniões presenciais, designe alguém para ser responsável pelo tempo e incentive todos a seguirem a agenda. Mantenha a reunião curta para garantir que todos os participantes estejam engajados durante a reunião.