Sistema de Ordem de Serviço para Empresas de Serviços de Informática

Gerenciar as expectativas dos clientes e rastrear problemas são partes críticas do bom atendimento ao cliente na maioria das indústrias de serviços. Na indústria de conserto de computadores, onde o tempo de inatividade dos computadores de negócios custa um dinheiro para a empresa, esse é especialmente o caso. As empresas de reparo de computadores utilizam uma variedade de métodos para rastrear reparos de computadores e se comunicar com os clientes. Se usados ​​corretamente, esses sistemas de ordens de serviço podem demonstrar profissionalismo e ser usados ​​como uma ferramenta de vendas.

Ordens de trabalho em papel

Um gerente de operações ou um técnico líder pode criar um modelo de ordem de serviço de papel para rastrear reparos do cliente. Se você imprimir códigos de barras correspondentes colocados em uma ordem de serviço e no chassi do computador, você terá um método para verificar se está trabalhando no computador correto. Estes são úteis, pois os técnicos podem rapidamente escrever notas para outros membros da equipe e atualizações para os clientes enquanto eles trabalham. Eles podem ser difíceis de arquivar para recuperação posterior e, no caso de instalações de reparo maiores, para manter.

Software Baseado na Web

Produtos baseados na Web, "Software-as-a-Service" permitem que os usuários enviem tickets de problemas, verifiquem o status de um problema e se comuniquem com um técnico diretamente de um navegador da web. Quando uma empresa de reparos gerencia uma rede inteira para uma empresa específica, ela se beneficia desse software, já que muitas vezes tem arquivamento de informações sobre tickets e clientes, bem como uma forma de imprimir relatórios resumidos de trabalho que ajudam a determinar o retorno sobre o investimento dos funcionários. Ele também pode ter um recurso de varredura de rede que auxilia no inventário de hardware e no gerenciamento da manutenção do computador.

Software de Rede

Algumas empresas utilizam um software de banco de dados interno para rastrear ordens de serviço. Um programador médio pode estabelecer um banco de dados Microsoft Access ou MySQL que permitirá que um reparador ou cliente faça login em uma rede e solicite serviço. Como os produtos baseados na Web, esses bancos de dados permitirão a consulta de um cliente, o arquivamento e a avaliação de serviços. Um programador mais habilidoso pode fazer a "front end", ou parte visível do cliente do software, fácil para o cliente entender e explicar as complexidades do serviço necessário.

outras considerações

Facilidade de uso para clientes e técnicos é uma consideração importante, independentemente de como você controla os reparos. Se qualquer um tiver dificuldade em usar seu método, eles farão um trabalho ruim. Uma falha de comunicação geralmente ocorre quando um reparo é perdido devido à documentação inadequada de reclamações ou à perda de papelada. Se um técnico de reparo puder verificar rapidamente ordens de serviço abertas, será menos provável que ele perca um reparo. Se um gerente também puder digitalizar ordens de serviço abertas, ele poderá verificar o trabalho e alterar os técnicos designados, se necessário.