Um empregador precisa manter um holerite?

As leis trabalhistas federais exigem que você mantenha registros de folha de pagamento para seus funcionários, mas não precisa gerar um esboço para você ou seus funcionários. No entanto, alguns estados têm leis trabalhistas que tornam obrigatório fornecer informações detalhadas sobre a folha de pagamento aos funcionários. Por exemplo, em Illinois, um empregador deve fornecer um esboço ou documento separado listando todas as deduções, e na Califórnia, os empregadores devem fornecer ao empregado um esboço ou documento que contenha todos os dados da folha de pagamento usados ​​para calcular seu pagamento líquido. Você pode reter uma cópia de recibos de pagamento como parte de seus registros de folha de pagamento obrigatórios. A menos que o stub contenha todas as informações necessárias, no entanto, o stub por si só não satisfará as leis federais.

Informações que você deve reter

A lei federal exige que você retenha informações básicas sobre cada funcionário, incluindo seu nome completo e endereço, número da Previdência Social, sexo, ocupação e, se um funcionário tiver menos de 19 anos, sua data de nascimento. Cada registro da folha de pagamento deve mostrar o dia e a hora em que a semana de trabalho começou, o número de horas que o funcionário trabalhou por dia e o total de horas da semana de trabalho. Os registros devem mostrar a base para determinar os salários. Você deve mostrar a taxa horária regular do funcionário, o total de salários regulares e o total de horas extras pagas por funcionários não isentos, mas você pode excluir essas informações para funcionários isentos. Os registros devem detalhar cada dedução ou adição que afeta o pagamento do empregado, o total de salários líquidos, o período de pagamento e a data de pagamento.

Período de retenção

Embora as leis estaduais variem, os estatutos federais exigem que você mantenha registros de folha de pagamento, registros de compra e venda usados ​​para calcular os contratos de folha de pagamento e sindicatos por um período mínimo de três anos. Manter documentos de origem para folha de pagamento, como cartões de ponto, tíquetes de trabalho e programações, por pelo menos dois anos.

Documentos de Origem

Você pode pedir aos funcionários que usem um relógio de ponto, registrem seus horários de parada e início eletronicamente ou preparem um relatório de horário manual. A lei federal também permite que você aceite um relatório de um cronometrista nas horas de trabalho de cada funcionário. Se o empregado trabalhar com um cronograma fixo, você poderá reter uma cópia do cronograma e registrar apenas as exceções.

Armazenamento de Registros

A lei federal exige que os empregadores mantenham registros de folha de pagamento em um local seguro no local de trabalho do funcionário ou no site central do empregador. Se um inspetor do Departamento do Trabalho solicitar um exame de seus registros, você deverá ser capaz de produzir arquivos armazenados externamente, no máximo, 72 horas após a solicitação. Como os recibos de pagamento e os registros da folha de pagamento contêm informações pessoais, é melhor manter esses arquivos em uma gaveta bloqueada, com acesso restrito apenas àqueles com uma necessidade genuína de revisar os arquivos.