Processos Diferentes de Contas a Pagar

Examine os processos de contas a pagar em cinco empresas diferentes e você provavelmente encontrará cinco maneiras diferentes de lidar com pagamentos de reembolso de fornecedores e funcionários. As práticas de contas a pagar podem variar desde requisitos de correspondência até níveis de tolerância para o processamento de variações. No entanto, alguns princípios geralmente aceitos definem os principais métodos disponíveis. Entender essas práticas permite que os gerentes determinem quais processos de contas a pagar seriam mais apropriados para seus negócios.

Correspondência bidirecional

O processo de contas a pagar de correspondência bidirecional é mais adequado para pagamentos recorrentes. Um pedido de compra é gravado para um número de pagamentos em um determinado valor dentro de um período de tempo específico. Nenhum documento de recebimento é necessário e todas as faturas são pagas quando apresentadas na data de vencimento da ordem de compra ou depois dela e até o valor total da ordem de compra. Pagamentos mensais fixos, como aluguel ou serviços programados, como manutenção de paisagem, são bons candidatos para esse método.

Correspondência de três vias

Geralmente usado para mercadorias entregues fisicamente, uma correspondência tridimensional compara uma fatura a um contrato de pedido de compra e os bens realmente recebidos. Se todos os três itens corresponderem, um passivo é registrado e o pagamento é programado dentro dos dias de pagamento do pedido de compra. Por exemplo, se um pedido de compra exigir 100 peças a US $ 10 por peça com vencimento em 1º de maio e uma entrega de 100 peças em 30 de abril com condições de pagamento de 30, uma fatura subsequente apresentada por US $ 1.000 será programada para pagamento em maio 31. Os documentos que não correspondem são rejeitados ou exigem aprovação especial para variações de pagamento. Este processo de verificação de três vias destina-se a fornecer controles rígidos de pagamento.

Jogo de quatro vias

O processo de correspondência de quatro vias é o mesmo do método de correspondência de três vias, com a etapa adicional de inspeção do material. Quando as mercadorias chegam, elas são inspecionadas para confirmar o cumprimento das especificações do pedido de compra. Se as mercadorias passarem pela inspeção, a fatura, a ordem de compra, os documentos de recebimento e de inspeção serão correspondidos para processamento de pagamento dentro dos prazos líquidos de pagamento. Este é o processo mais demorado de todas as contas a pagar e deve ser usado somente quando a inspeção rigorosa é necessária.

Pagar no recebimento dentro dos termos da Net

O princípio básico de pagamento no recebimento em termos líquidos define o pedido de compra entre duas partes como o documento governamental para pagamento; portanto, a correspondência de fatura não é necessária. Assim que o produto é recebido, um passivo de contas a pagar automatizado é registrado e programado para pagamento em termos líquidos diretamente do pedido. Como as faturas não são usadas para a verificação do preço por unidade, é imperativo que controles de qualidade rígidos estejam em vigor ao redigir o pedido de compra, pois o pagamento será programado ao preço exato no contrato de compra.

Não corresponde ao pagamento de fatura aprovado

Para pagamentos ad-hoc de faturas ou reembolsos de funcionários, muitas empresas implantam um método de não-correspondência que exige apenas a autoridade de assinatura apropriada para registrar uma fatura para pagamento nos termos estabelecidos. Exemplos desses tipos de pagamento seriam reembolsos de viagens de funcionários ou faturas apresentadas por um consultor para uma reunião inicial. Essa política aberta precisa de um controle rigoroso de assinaturas para evitar o risco de pagamentos fraudulentos.

Tolerância e Processamento de Pagamento

Além da correspondência, outros processos de contas a pagar podem ser instituídos para definir tolerâncias para processar desvios em custo unitário, quantidade e datas de vencimento. Por exemplo, as tolerâncias de recebimento de quantidade podem ser definidas para permitir uma variação de 10%, permitindo o pagamento de 110 peças contra um pedido originalmente gravado para entrega de uma quantidade de 100. Tolerâncias semelhantes podem ser gravadas para a data de remessa ou desvios de custo combinação de tolerâncias ou políticas correspondentes como adequadas para um determinado negócio.