Como encontrar o erro em um balancete não ajustado

O poder do método contábil de dupla entrada gira em torno de sua natureza de autoverificação, levando à confiança de que os registros financeiros de uma empresa são completos e precisos. O balancete é um relatório contábil que é menos importante agora que o software de contabilidade de computador internaliza o procedimento de dupla entrada, exigindo uma única gravação de uma transação e, portanto, eliminando erros de transcrição entre entradas de débito e crédito de qualquer transação.

O balancete ainda tem um lugar, no entanto, quando um contador ou contador quer mostrar o estado de um general antes de fazer correções de erros, chamadas de ajustes, necessárias quando um balancete não se equilibra. Não importa se você está usando sistemas de contabilidade manuais ou baseados em computador, o balancete não ajustado serve como um documento interno poderoso para manter a precisão das contas de uma empresa.

Estruturando um relatório de balancete não ajustado

Em sua forma mais simples, o relatório do balancete consiste basicamente em três colunas: o nome da conta e os valores de débito e crédito de cada conta. As contas são, por natureza, contas de débito ou crédito, portanto, geralmente há apenas dados na coluna correspondente. A outra coluna tem um valor de zero. Os totais de débitos e créditos para todas as contas devem ser iguais para ajudar a confirmar a precisão dos dados no razão geral e um saldo de teste não será equilibrado se uma transação não for inserida corretamente em uma única conta de débito e crédito. Preparar um relatório de balancete antes de fazer as correções é chamado de balancete não ajustado. Se estiver livre de erros, ou se as correções feitas às contas forem posteriormente feitas para equilibrá-las, um relatório subseqüente será chamado de balancete ajustado.

Quais contas são mais prováveis ​​de ter saldos de débito?

Normalmente, contas como despesas, perdas, ativos, caixa e conta de desenho do dono têm saldos devedores. São contas cujos valores aumentam com as entradas de débito e diminuem com uma entrada de crédito. Da mesma forma, contas como vendas, ganhos de capital, passivos e patrimônio líquido possuem saldos de crédito. Seus saldos aumentam quando creditados e diminuem com débitos.

Todas as transações criam uma entrada de débito e crédito, mesmo que você insira a transação apenas uma vez em um aplicativo de contabilidade que crie o formato de entrada dupla no software. Por exemplo, uma empresa que recebe um empréstimo bancário de US $ 5.000 debitará sua conta em dinheiro, aumentando o valor dessa conta em US $ 5.000, enquanto simultaneamente creditará seu título em conta no mesmo valor, uma vez que o montante de seus empréstimos em aberto aumentou.

O que é um exemplo de um erro de transcrição?

Considere o empréstimo bancário de US $ 5.000 na perspectiva do balancete. Se as duas entradas de débito e crédito corresponderem, essa transação estará equilibrada e não terá efeito negativo em um saldo de teste do razão geral. No entanto, imagine uma empresa usando um sistema manual de contabilidade e a entrada do empréstimo foi debitada na conta em dinheiro como $ 5.000, mas creditada na conta a pagar em $ 500. Para o razão geral incluindo essas contas, um balancete não será balanceado se não for resolvido. Como as somas de débitos e créditos são facilmente comparadas no relatório do balancete, o saldo do teste não ajustado mostrará uma diferença de US $ 4.500 entre débitos e créditos. O zero ausente é um exemplo de um erro de transcrição descoberto por um relatório de balancete.

Erros revelados por um balancete não ajustado

Embora bastante eficaz em revelar alguns tipos de erros, o balancete não ajustado não identifica cada erro, e na verdade existem alguns tipos de erros que não podem ser detectados pelo balancete. Por exemplo, se o ledger estiver fora de US $ 0, 80, qual processo você usaria para encontrar o erro? Há várias etapas que você pode seguir, aumentando a complexidade, mas a primeira coisa a considerar é a quantidade de desequilíbrio. Um número como 0, 80 dólares poderia simplesmente deixar os centavos de uma entrada. Logicamente, então, você poderia pesquisar as transações dos débitos ou créditos, o que mostrar como 80 centavos acima, para uma quantia que termina em $ 0, 80 e verificar sua entrada correspondente na outra conta.

A diferença de 80 centavos poderia ser, no entanto, cumulativa ou aleatória, tornando sua busca mais difícil. Etapas comuns para encontrar erros em balancetes incluem:

• Adicionando as colunas do balancete incorretamente: encontradas simplesmente verificando novamente a adição.

• Falta de uma conta contábil: compare o valor do desequilíbrio com as entradas da conta na coluna de maior valor para encontrar a conta que está faltando na coluna de menor valor.

• Inserindo uma conta na coluna do razão errada: divida o valor do desequilíbrio por 2 e calcule os saldos da conta para esse valor.
• Divida o valor do desequilíbrio por 9: Se o desequilíbrio for divisível por 9, provavelmente haverá uma transposição (troca de dígitos) ou transposição (posicionamento incorreto de um ponto decimal) causando o erro.

Se ainda persistirem erros, você precisará pesquisar as contas individuais incluídas no balancete.

Aviso

• Alguns erros não são revelados por um balancete, incluindo erros como transações omitidas ou erros registrados incorretamente, mas de forma idêntica em duas contas. Um balancete desequilibrado definitivamente indica erros, enquanto um balancete equilibrado pode ou não estar livre de erros.