Diferentes maneiras que um gerente pode se comunicar com os funcionários

A comunicação entre o gerente e seus funcionários é fundamental para o funcionamento de todos os negócios. O site da Carrots, uma publicação on-line oficial da corporação OC Tanner, cita uma pesquisa que afirma que apenas 30% dos funcionários entendem a estratégia de negócios da empresa - uma estatística preocupante para qualquer gerente. Os gerentes que habitualmente não conseguem se comunicar efetivamente com seus funcionários criam uma atmosfera de incerteza e indecisão no local de trabalho. É improvável que um funcionário que não tenha 100% de certeza de seu papel tenha o melhor desempenho possível. Escolher a forma correta de comunicação pode fazer toda a diferença para garantir que uma mensagem seja compreendida e posta em prática.

Reuniões

Colocar a equipe em uma sala chama a atenção e força os funcionários a ouvir - até certo ponto. Em breve, monólogos gerenciais prolixos enviam os pensamentos de até o mais devotado funcionário vagando. Envolva a equipe, de modo que a reunião se torne um processo bidirecional - mesmo que seja apenas pedir que eles respondam perguntas simples relacionadas ao assunto que está sendo apresentado. Mary Corr, gerente de integridade de receitas corporativas da Orlando Health, sugere uma reunião adicional de 15 minutos nas reuniões para criar um fórum aberto para que os funcionários levantem questões, que o gerente pode ajudar a resolver.

Telefone

O telefone é uma ferramenta indispensável em um mundo cada vez mais globalizado. É uma ferramenta de comunicação melhor do que e-mail quando se faz um brainstorming, ou quando a entrada de um funcionário é necessária durante toda a conversa. A desvantagem de se comunicar via telefone é a falta de sinais não-verbais. Muito do que as pessoas dizem é interpretado através de seus gestos e expressões faciais. Chamadas telefônicas também são realizadas em áreas onde as distrações são abundantes e a concentração total é difícil. Por estas razões, evite usar o telefone onde assuntos emotivos estão em discussão. Se estiver emitindo instruções, faça com que a pessoa as repita de volta para você para garantir que elas tenham sido compreendidas.

Cara a cara

De acordo com a Corporação para Serviço Nacional e Comunitário, as pesquisas nacionais sobre o local de trabalho americano consistentemente descobrem que os funcionários preferem a comunicação face a face. Em uma situação um-para-um, entenda sinais não-verbais que um funcionário pode dar. Estes devem orientar a abordagem e o tom do gerente. Por exemplo, um funcionário inquieto e agitado provavelmente está nervoso e não responde bem a um tom alto e autoritário. Segundo a Universidade de Edimburgo, os gerentes precisam aprender a ouvir e a falar. Aqueles que sentem que estão sendo verdadeiramente ouvidos responderão melhor e se engajarão em um diálogo mais honesto.

Escrita

E-mail é a forma mais barata e mais simples de comunicação moderna. Como o telefone, a falha principal do email é a falta de sinais não-verbais. Ao contrário do telefone, a voz da pessoa não pode ser ouvida. Isso freqüentemente causa problemas na interpretação. Por esse motivo, o conteúdo do email deve ser preciso e direto ao ponto. Linguagem ambígua pode resultar em mal-entendidos que podem ser exacerbados à medida que a conversa por e-mail avança. A Harvard Business School recomenda evitar jargões e gírias a todo custo. Para mensagens unidirecionais, os gerentes podem fazer uso de formas de comunicação tradicionais, como comunicados à imprensa, boletins informativos, memorandos e a carta personalizada mais formal. Evite esses canais de comunicação para tópicos emotivos, pois o funcionário não sentirá que está sendo convidado a responder - um sentimento que pode se transformar em ressentimento.