Desvantagens e vantagens no orçamento de uma tarefa de projeto

Orçar tarefas de projetos individuais pode permitir que você gerencie os custos de sua empresa em um nível granular, mas essa prática não vem sem suas desvantagens. O processo orçamentário leva tempo e pode alterar o entendimento de seus funcionários sobre o que você valoriza no negócio. Como muitas outras ferramentas de gestão, a chave é determinar se os benefícios superam os custos.

Controle de custo

O principal benefício para o orçamento de tarefas do projeto é o maior controle e detalhes que o gerente obtém ao criar o orçamento. Ao gerenciar o orçamento em um nível geral de projeto, o gerente não consegue explicar as diferenças nos recursos necessários entre tarefas muito diferentes. Por exemplo, um orçamento de projeto para concluir um trabalho de consultoria pode ser de 400 horas de trabalho em geral, mas sem orçar as tarefas do projeto individualmente, o gerente de projeto não pode investigar o motivo de nenhum excesso de orçamento. Em vez disso, o gerente apenas vê que o projeto estava acima do orçamento. Quando as tarefas são orçadas individualmente, é aparente onde o projeto deu errado.

Foco Financeiro

O orçamento por tarefa não apenas traz benefícios diretos, mas benefícios indiretos. Ao orçar as tarefas do projeto, os funcionários ficam expostos ao orçamento em incrementos menores com mais frequência. Isso serve para lembrar frequentemente os funcionários sobre a importância da adesão aos orçamentos. Pense neste exemplo: imagine como seria difícil gerenciar a perda de peso se estivéssemos apenas olhando para a escala uma vez por ano. Como podemos obter com mais frequência o feedback do orçamento ao orçar as tarefas do projeto, geralmente o gerenciamento do orçamento é mais fácil e eficaz.

Valores de Empregados

Focar os funcionários no orçamento é ótimo para motivar os resultados fiscais, mas às vezes isso pode fazer com que os funcionários esqueçam outras partes de seus trabalhos. Uma das desvantagens do orçamento em um nível de tarefa é que os funcionários podem se concentrar demais no cumprimento do orçamento e fazê-lo às custas do atendimento ao cliente ou mesmo do comportamento ético. Isso é especialmente uma preocupação se a remuneração do funcionário estiver vinculada a atender ou exceder um bônus. Os gerentes devem garantir que estão recompensando os funcionários por um comportamento que seja bom para os negócios, e não apenas um aspecto deles.

Custo de Gestão

Aumentos no monitoramento ou gerenciamento de negócios são raramente custos. É importante garantir que o orçamento em um nível de tarefa seja econômico para sua empresa. Se a sua empresa tiver muitos projetos semelhantes, a criação de um orçamento no nível da tarefa e a modificação apenas para outros projetos podem valer a pena. No entanto, se a sua empresa tiver projetos que sejam muito diferentes, a configuração e modificação de diferentes orçamentos podem ser simplesmente trabalhos demais para o benefício potencial que ela oferece.