As desvantagens de não ter deveres segregados no departamento de contabilidade

Segregação, ou separação, de deveres contábeis significa dividir as tarefas de modo que diferentes pessoas estejam lidando com o processamento de transações, registro de dados, preparação de demonstrações financeiras e auditoria. Confiar em uma pessoa para lidar com todas as funções contábeis pode levar a controles internos ruins, fraude contábil e apropriação indébita de ativos da empresa.

Controles internos

Uma pequena empresa, como um restaurante ou uma clínica médica, pode não ter um departamento de contabilidade com dezenas de funcionários. No entanto, fazer com que o gerente do escritório ou o contador seja o único responsável pela contabilidade pode significar uma falha em pegar os erros de entrada de dados - como digitar o valor errado de vendas - ou erros mais sérios - como esquecer de registrar uma transação ou não pagar as contas no tempo. Em um artigo publicado em abril de 2009 pelo Institute of Internal Auditors, o gerente de auditoria corporativa Nick Stone escreveu que os proprietários de pequenas empresas devem permanecer envolvidos. Por exemplo, eles poderiam revisar extratos bancários mensais e preencher periodicamente o contador. Essas verificações pontuais podem servir como um mecanismo de revisão para detectar entradas e tendências incomuns.

Detecção de fraude

A segregação inadequada de funções pode dificultar a detecção de fraudes. Exemplos de fraude incluem aceitar dinheiro de clientes sem registrar a transação nos registros da empresa, deliberadamente subnotificar transações de vendas ou sobre-relatar pagamentos a fornecedores, extravio de faturas e recibos, ocultando passivos em contas extrapatrimoniais e arquivando informações enganosas para auditores e agências fiscais. Em um artigo publicado pela Small Business Resource Network, a contadora pública certificada Eve E. Brown sugere que a segregação de funções permite que pelo menos uma pessoa no processo contábil detecte e denuncie casos de fraude. Stone escreve que o princípio básico da segregação é que nenhum empregado ou grupo de funcionários deve estar em posição de perpetrar e ocultar fraude no curso normal de suas funções.

Apropriação indevida de ativos

A apropriação indébita de ativos também pode resultar da segregação inadequada das funções contábeis. Esses riscos crescem se um indivíduo estiver encarregado de manipular ativos, registrar transações no razão da empresa e revisar os saldos no final de um período contábil. Os exemplos incluem cash skimming, que pode envolver a apropriação indevida de dinheiro recebido pelo correio e a verificação de adulteração, e esquemas fraudulentos de folha de pagamento, como pagamentos em dinheiro a funcionários inexistentes.

Considerações

Segregar os deveres contábeis não elimina erros e fraudes, mas pode ajudar a reduzi-los. Os principais escândalos contábeis do final da década de 1990 e da década de 2000 freqüentemente envolviam empresas de capital aberto que tinham de fornecer informações financeiras completas a várias agências reguladoras. Suborno, conflitos de interesse e outros riscos de corrupção permaneceriam mesmo com a contabilidade segregada. Stone sugere que esses riscos de corrupção exigem controles corporativos de alto nível, como políticas de governança e diretrizes de conflito de interesses.