Folha de pagamento DIY para 10 funcionários

Um sistema informatizado de folha de pagamento requer que o empregador use o software para executar suas tarefas de folha de pagamento; esse método reduz a probabilidade de erros e aumenta o tempo de processamento da folha de pagamento. Um sistema externo significa que o empregador contrata um provedor de serviços de folha de pagamento para processar sua folha de pagamento. Como um empregador com 10 funcionários, você pode aplicar um sistema do tipo "faça você mesmo", que exige que você aplique o sistema on-line informatizado ou externo ou processe a folha de pagamento manualmente.

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Compre software de folha de pagamento projetado especificamente para pequenas empresas, como QuickBooks ou Sage Peachtree. Junto com o processamento da folha de pagamento e recursos de depósito direto, esses tipos de software geralmente têm recursos contábeis anexados, que permitem criar W-2s e outros documentos de declaração de impostos para seus 10 funcionários. O software também vem com tabelas de impostos federais e estaduais embutidas no sistema, o que elimina o cálculo manual de impostos e reduz o risco de erros. Escolha o pacote de software que corresponda ao tamanho da sua folha de pagamento. Pacotes de software com recursos contábeis completos, como contabilidade e folha de pagamento certificada, custam mais do que uma simples folha de pagamento, como o cálculo básico da folha de pagamento e a entrega W-2.

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Use um serviço de folha de pagamento on-line, como Intuit ou SurePayroll, para processar a folha de pagamento. Por uma taxa mensal, você envia as informações da folha de pagamento de 10 funcionários, incluindo horas e salários para cada período de pagamento, no sistema do fornecedor por meio de um login e senha exclusivos. Alguns fornecedores permitem que você imprima cheques de pagamento em sua própria impressora a laser. Você pode gerenciar os dados de folha de pagamento de seus funcionários e fazer os ajustes necessários, além de imprimir relatórios de folha de pagamento por meio de um sistema on-line. O sistema também envia os impostos federais e estaduais e os lembretes de período de pagamento. Para fins de depósito direto, forneça ao fornecedor as informações da sua conta bancária.

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Aplique o sistema manual se você não quiser investir em software de folha de pagamento ou em um serviço online. Esse método funciona bem se você tiver 10 funcionários; no entanto, certifique-se de verificar a folha de pagamento três vezes antes de escrever os contracheques. Você também precisa ter um bom conhecimento das leis federais de salários e horários e das leis de imposto sobre folha de pagamento ao usar esse sistema. Consulte o departamento estadual de mão-de-obra quanto às leis trabalhistas estaduais e sua divisão local de salários e horários para a aplicação da lei federal de emprego. Verifique a Circular E do IRS, ou o Guia Fiscal do Contratante, para obter diretrizes de retenção, pagamento e relatório de impostos federais. Aplique as diretrizes da agência de receita do estado para retenção de impostos estaduais e municipais. Este sistema não permite oferecer depósito direto aos seus funcionários; portanto, você deve entregar os contracheques.

Gorjeta

• Como sua folha de pagamento é pequena, você pode comprar um relógio de ponto padrão e cartões de hora de uma loja de material de escritório para fins de controle do tempo. Alguns bancos, como o Bank of America e o Wells Fargo, oferecem serviços de folha de pagamento a clientes com uma conta corrente de negócios. Para atrair e manter clientes, o banco pode fornecer serviços de folha de pagamento a um custo menor do que um prestador de serviços de folha de pagamento regular. Software de folha de pagamento e um serviço de folha de pagamento on-line armazenará dados de folha de pagamento eletronicamente. O sistema manual exige que você arquive cópias impressas dos documentos da folha de pagamento.