Deveres de um recepcionista da recepção

Contratar uma recepcionista para servir como o rosto de sua empresa começa com uma descrição de trabalho bem elaborada, delineando os deveres da posição. Inclua na descrição do trabalho as responsabilidades típicas exigidas dos recepcionistas, mas não hesite em adicionar tarefas que são específicas para o seu negócio, como lidar com a conclusão da documentação introdutória quando novos clientes chegam pela primeira vez. Desde que a descrição do trabalho seja clara e vincule os deveres ao pagamento justo, ela pode ajudá-lo a encontrar a pessoa perfeita para o trabalho.

Saudação visitantes

Um dos deveres básicos de uma recepcionista é saudar os visitantes. A recepcionista é a primeira e, às vezes, a pessoa que os visitantes de sua loja ou escritório podem se encontrar. Embora este seja um papel de nível de entrada, uma recepcionista de sucesso deve ser um excelente comunicador e um administrador forte, interagindo confortavelmente com indivíduos de todas as persuasões e níveis profissionais.

Quando os convidados chegam, a recepcionista da recepção deve recebê-los calorosamente, às vezes levando seus casacos, oferecendo bebidas e respondendo a perguntas básicas sobre o negócio, como horas de operação. A recepcionista deve fazer questão de ter conhecimento suficiente para fornecer uma breve explicação dos produtos e serviços que sua empresa oferece.

Além das saudações pessoais, uma recepcionista é responsável por atender todas as chamadas recebidas. Dependendo do tamanho da sua empresa, a recepcionista deve ser versada em seu sistema de telefonia para realizar essa tarefa. Fazendo a triagem de chamadas conforme solicitado, a recepcionista encaminha as chamadas para o destinatário adequado, recebendo e retransmitindo as mensagens conforme necessário.

Distribuição de Correio

Em algumas empresas, uma recepcionista supervisiona a distribuição de correspondência de entrada e saída. Quando o correio chega, o recepcionista o ordena, eliminando o lixo eletrônico e identificando peças da mais alta prioridade. O email é distribuído de acordo com a política da empresa. Uma recepcionista da recepção pode entregar manualmente cada peça de correio diretamente ao seu destinatário ou colocar as encomendas em um espaço de correio apropriado entre escritórios. A recepcionista também assina os pacotes prioritários ou noturnos conforme eles chegam.

Diariamente, a recepcionista prepara a correspondência de saída para coleta pelo serviço postal ou correio noturno. Se um indivíduo ou empresa precisar de documentos com pressa, a recepcionista entrará em contato com um serviço de mensagens e fornecerá todas as instruções necessárias.

Tarefas administrativas

Uma recepcionista também pode realizar uma variedade de tarefas administrativas, incluindo redação de correspondência, preparação de planilhas financeiras e criação de apresentações. Gerenciar os calendários dos membros seniores da equipe e tomar providências para viagens de negócios também podem estar sob a alçada da recepcionista da recepção em empresas de pequeno ou médio porte. Às vezes, o recepcionista da recepção também é encarregado de encomendar material de escritório, arquivar documentos, fazer fotocópias e enviar e receber faxes. Em alguns casos, a pessoa que está na frente também pode executar tarefas leves de escrituração contábil.