Escrita de Comunicação Empresarial Eficaz

Se você já recebeu um memorando cheio de erros de digitação e erros gramaticais, você provavelmente tende a desconsiderar a mensagem no memorando. Ou, se o memorando for excessivamente longo e não contiver a tarefa em mãos de maneira apropriada e clara, você ficará confuso sobre o que se espera de você e de seus colegas de equipe. A redação comercial eficaz é tão importante quanto as comunicações orais e pode afetar a produtividade e os lucros.

Conheça seu público

Um documento detalhado passo-a-passo para um plano de projeto será escrito de forma diferente de uma carta de vendas enviada para uma lista de prospectos. A primeira chave para a escrita de negócios de sucesso é conhecer o seu público. Isso não afeta apenas as palavras reais que você usará, mas também o tom do que você escreve. O tom de um plano detalhado será conciso, lógico e direto ao ponto. Uma carta de vendas será mais emocional em tom e mais persuasiva.

Formatos

O processamento de texto e o software de planilhas disponibilizaram muitos formatos de escrita para os redatores comerciais. A escolha do formato é importante e pode ajudá-lo a comunicar melhor sua mensagem. O plano do projeto provavelmente será comunicado, pelo menos em parte, pelo uso de planilhas, enquanto uma carta de vendas geralmente não é mais do que uma página e colocada em papel timbrado da empresa.

Composição e Estilo

Quando você realmente começa a escrever, há considerações de composição e estilo que ajudam no processo. Criar um esboço - especialmente útil se você estiver escrevendo um documento longo - ajuda a dividir sua tarefa em informações gerenciáveis ​​que, em última análise, são mais legíveis para o seu público. Use uma linguagem simples que seja compreensível para todos que lerem a sua peça. Certifique-se de que seu tema principal não está perdido em sua retórica. Tudo o que você escreve deve suportar o tema principal para que sua mensagem não seja perdida.

Documentos amigáveis ​​do leitor

Parágrafos curtos se comunicam melhor do que os mais longos e os cabeçalhos precisam atrair a atenção do leitor. Adicionar gráficos e diagramas, novamente fáceis com o software de hoje, quebra o texto e aumenta a compreensão.

Assista sua gramática

Nada parece mais profissional do que um documento com erros gramaticais e erros de ortografia. Mesmo com verificações ortográficas e gramaticais nos programas de software atuais, é fácil ter erros em um documento que prejudicam a mensagem do documento. Certifique-se de ler o que você escreveu a partir da perspectiva do seu leitor e certifique-se de que é a letra perfeita. Verifique se há ambiguidades também. Linguagem clara e direta ajuda a garantir que sua mensagem seja entendida.